Un système d'organisation assez bon pour les penseurs non-linéaires
Avec deux enfants et un mari qui ont des «défis organisationnels», j'ai déjà écrit sur les stratégies organisationnelles. Rester organisé réduit l'anxiété. Si nous essayons de garder tout dans notre tête sans un système organisationnel, nous revenons à des choses dont nous savons que nous devons nous souvenir. Cela augmente notre charge cognitive et nous rend paniqués. Rédaction des choses est apaisant (lire Getting Things Done et Réduire l'anxiété pour certaines méthodes de faire cela).
La clé de tout système d'organisation est de l' utiliser . Malheureusement, la plupart des systèmes d'organisation sont développés par des penseurs linéaires: les étudiants qui commencent chaque semestre en notant chaque tâche sur leur planificateur (parfaitement soigné) à code couleur, mettent à jour leurs listes de tâches quotidiennes et ont des placards parfaitement organisés. J'aime ces gens; Je me suis lié avec les étudiants sur un amour partagé des stylos plume et des discussions animées du type parfait de cahier à utiliser pour différents types de projets. Mais ce n'est pas ce que je suis et ce n'est pas comme ça que je travaille.
Je suis une personne organisée, mais je ne suis pas un penseur linéaire. Ma pensée a tendance à être groupée par projets, avec une idée qui tourne dans cinq autres directions. Ouvrir un livre pour commencer à écrire une conférence me rappelle que je dois ramasser de la nourriture pour les poulets. L'écrire me donne une nouvelle idée pour un projet de recherche. J'ai besoin d'un système d'organisation qui me permette de canaliser la vraie force d'être en mesure de faire des liens entre les idées plutôt que d'essayer de le presser dans un moule linéaire.
Si vous êtes comme ça, ce système peut fonctionner pour vous. Il est construit sur trois principes simples:
- Récompenses
- Planifier à l'avance
- Réduire la charge cognitive et l'anxiété
Il nécessite deux outils:
- Un journal (tout type de cahier que vous aimez porter)
- Un calendrier
Vous pouvez le faire électroniquement, mais il y a de réels avantages à utiliser un journal papier. Il vous ralentit et écrit à la main active différentes parties de notre cerveau que de travailler avec un clavier.
Le système assez bon Étape I: Écrire
Le but du Pretty Good System est le même que pour tous les autres systèmes: écrire tout ce que vous avez à faire pour ne pas oublier les choses. La plupart des systèmes commencent par vous faire écrire toutes les choses que vous devez faire, chaque chose. C'est accablant, cathartique parfois, et toujours utile. Mais c'est déprimant parce que mes listes sont interminables et je n'ai jamais tout fait sur eux.
Commençons donc avec les trucs amusants: récompense!
Connectez-vous votre journée. Ouvrez votre journal. Ecrivez la date en haut. Ensuite, commencez à énumérer tout ce que vous avez fait aujourd'hui. Revel dedans.
C'est génial! Ne te limite pas. N'insistez pas sur tout ce que vous auriez pu / devrait / aurait fait. Si vous étiez vraiment heureux avec la tenue que vous avez mise en place ce matin, écrivez-la. Célébrez cet accomplissement! Si cela vous rappelle comment vous avez conduit votre fille à l'école et qu'elle s'est souvenue d'emballer son propre déjeuner et vous a dit qu'elle vous aimait, écrivez cela. Le but de ceci est juste une décharge d'esprit; sortez-le sur papier pour pouvoir le regarder et en faire une liste. Beaucoup de points individuels qui n'ont de sens pour personne d'autre que vous.
Démarrer une liste de tâches Pendant que vous écrivez tout cela, je parie que beaucoup d'autres choses viendront à l'esprit. Ca fait pour moi. J'écris que j'ai nourri les poulets et cela me rappelle qu'ils sont presque à court de nourriture et que je dois en acheter d'autres. Excellent! Cela fait partie de ce que l'écriture des choses fait pour vous; cela vous rappelle d'autres choses concernant ce que vous écrivez. Sur le côté gauche de la page (j'écris toujours mon journal sur la bonne page de mon journal), je commence à noter les choses dont je me souvenais que je devais faire.
Mettez à jour votre calendrier. Je me souviendrai également d'autres choses dont je dois me souvenir qui sont spécifiques au temps . Je me souviendrai que j'ai pris rendez-vous avec un étudiant ou que j'ai un chapitre à rendre samedi. C'est pourquoi je garde mon calendrier à portée de main pendant que j'écris ce que j'ai fait. Quelque chose de précis, j'écris là-bas. Je vais aussi consulter mon agenda pour les choses liées à ce que j'ai fait aujourd'hui et pour voir combien de temps je vais devoir faire les choses demain.
Faites des petites tâches maintenant. L'autre type de chose qui se présente quand je garde mon journal est un tas de petites tâches stupides qui prendront environ deux minutes chacune à faire. Pourquoi dis-je deux minutes? Parce que dans l'excellent livre de David Allen Getting Things Done, il affirme que si vous avez un travail qui prendra moins de deux minutes à compléter, vous devriez le faire dès que vous y réfléchissez. Pourquoi? Parce que cela prend plus de temps pour l'écrire et n'oubliez pas de le faire plus tard que de le faire. De plus, cela va vous peser jusqu'à ce que vous le fassiez, avec toute l'anxiété qui en découle. Donc, si écrire que j'ai donné une conférence sur ANOVA me rappelle que j'ai besoin d'organiser une réunion avec un étudiant, je vais tirer sur cet email à ce moment-là; il ne se rend jamais à ma liste de choses à faire et je n'ai pas à y penser à nouveau.
Notez les bonnes idées. Enfin, l'enregistrement peut me rappeler les bonnes idées que j'ai eues ou m'aider à établir des liens que je n'avais pas faits auparavant. Je vais soit les inscrire dans mon journal ou, mieux encore, retourner la page et les noter sur une page propre à réfléchir plus tard.
Récapitulatif: Qu'ai-je fait?
- J'ai écrit une liste de tout ce que j'ai fini et tous les faits saillants de ma journée.
- J'ai généré une liste de tâches que je dois faire à l'avenir
- J'ai mis à jour mon calendrier
- J'ai un tas de petites choses suspendues à l'écart
- J'ai noté une bonne idée ou deux
Cela m'a probablement pris 15 minutes. (15 minutes à moins que je sois aspiré dans mon e-mail ou une recherche informatique en ligne – quelque chose qu'il faut faire preuve de discipline pour éviter.C'est une autre raison d'écrire à la main et d'utiliser un clavier pour le calendrier et les tâches courtes.)
Le système assez bon Deuxième étape: révision
Les organisateurs travaillent quand les gens les utilisent et quand ils les examinent . En d'autres termes, écrire des choses est une étape nécessaire mais pas suffisante pour être organisé. Comme prendre des notes, la clé n'est pas dans l'écriture, c'est dans le traitement.
La deuxième étape du Pretty Good System consiste à jeter un coup d'œil sur les derniers jours de votre journal. Célébrez une fois de plus que votre fils a reçu un B sur son papier et que vous avez finalement envoyé le rapport sur lequel vous travaillez. Mais regardez aussi les dernières listes de choses à faire et voyez s'il y a quelque chose sur elles qui devrait être ajouté à aujourd'hui.
Ayant fait cela, prenez quelques secondes pour mettre en évidence ce qui est le plus important pour vraiment le faire demain et peut-être un projet ambitieux que vous voulez faire avancer. Soyez réaliste: je suis heureux de faire tomber deux ou trois choses de ma liste. Cela ne veut pas dire que je ne fais rien, mais de nouvelles choses que je n'avais pas prévues. L'objectif est de continuer à nager, pas de gagner l'or olympique.
Quelques trucs et astuces
L'utilisation d'un organisateur consiste à garder votre vie ensemble, pas à dépenser votre vie à faire ressembler votre organisateur à un prix de design graphique. (Les revues à bulletins peuvent être spectaculairement belles, mais c'est un passe-temps, pas un outil.) Il y a, cependant, des choses qui peuvent améliorer le fonctionnement du système Pretty Good .
Acheter un cahier. Vous pouvez utiliser le système Pretty Good sur des bouts de papier, mais j'aime bien avoir un cahier que je peux porter avec moi. En fait, j'aime bien avoir un bon journal bon marché qui est facile à voir sur mon bureau à transporter avec moi. L'avantage d'utiliser un ordinateur portable est qu'il vous permet de regarder en arrière. Si vous en avez un qui est facile à repérer et que vous aimez, vous l'utiliserez plus souvent.
Comme je le dis, j'ai tendance à garder mon "journal" sur le côté droit des pages, et mon "to-do" sur la gauche afin que je puisse voir les deux listes en même temps et ne pas avoir à retourner les pages. Personnellement, j'aime utiliser du papier quadrillé pour conserver les listes car tout est aligné. Vous aimerez peut-être mieux le papier ordinaire.
Ecrire à la main. Comme je l'ai dit plus tôt, il y a de réels avantages à utiliser un journal plutôt qu'un journal électronique. Les claviers vous poussent dans un état d'esprit linéaire. La chose à propos du système Good Enough est qu'il vous permet de surfer sur le flux de votre esprit fluide.
Je ne pense pas que le format du calendrier soit important (j'utilise moi-même un format électronique). Cependant, si vous voulez le meilleur des deux mondes, vous pouvez photographier votre journal et importer les images dans un cahier électronique comme OneNote ou EverNote. Ils vont même scanner votre écriture et la transformer en texte interrogeable. Si vous effectuez une recherche en ligne, vous trouverez même des journaux papier conçus pour être importés directement dans des systèmes électroniques.
Trouver des choses J'ai volé deux idées importantes aux gens de la revue: utiliser des symboles et construire un index.
Comme je l'ai dit plus haut, j'utilise mon journal pour garder une trace de beaucoup de choses en plus de mes listes de «journal» et «à faire». Je l'utilise pour tout ce que je veux trouver plus tard: des notes pour une démo que je vais faire ou des réflexions sur ce que je veux faire pour la classe la semaine prochaine. Je ne garde pas ces choses organisées dans un endroit particulier, je commence juste à l'avant du cahier et utilise la prochaine page libre pour écrire l'idée suivante que j'ai. En d'autres termes, mes journaux, ma liste de choses à faire et d'autres choses diverses sont simplement mélangés dans mon journal dans l'ordre où ils se produisent. (Bonus: c'est beaucoup moins cher car je ne gaspille pas d'argent sur des revues à moitié vides avec des sections partiellement remplies que je n'ai jamais utilisées.)
Pour trouver des choses, j'utilise des symboles de bookmarking et un index. Ces deux systèmes me permettent d'aller avec ma pensée naturellement fluide et non-linéaire, mais en réalité je retrouve les choses quand je les veux sans perdre beaucoup de temps.
- Symboles de signet: Sur toutes mes pages de journal, je gribouille dans le coin supérieur droit de la page avec un triangle. Pourquoi? Parce que quand je feuillet mon livre, tous les coins sombres ressortent. Simple.
- Plus de symboles : j'ai d'autres symboles; Je dessine des petits carrés sur le côté des pages ayant trait à mon travail de président de département. Je colorie dans le coin inférieur de pages ayant trait à des idées de recherche. Même idée simple: les symboles se détachent donc cela réduit mon motif de recherche lorsque je feuillet mon journal. Si je sais quand je l'ai écrit et que je sais de quoi il s'agit, ce n'est pas si difficile à trouver. N'en utilisez pas trop. La plupart du temps, vous aurez une bonne idée lorsqu'une idée viendra et que toutes vos entrées de journal auront des dates. Cela limite vraiment où vous devez regarder.
- Index: Développer un index est beaucoup plus facile qu'il n'y paraît. Je laisse les premières pages de mon journal en blanc. Je numérote toutes les pages de mon journal. Quand j'écris quelque chose d'important que je sais que je veux trouver plus tard, je vais à ma page d'index. J'écris le numéro de la page et ce dont je dois me souvenir. Quand je le veux plus tard, il me suffit de regarder la liste sur la page d'index au lieu de parcourir tout le livre. Facile.
Essayez-le. Il est 15 minutes à la fin de la journée. C'est plutôt bien. Cela fonctionne plutôt bien.
(c) Nancy Darling, 2017
