Gestion de plusieurs Taskers

L'équipe Spotlight "Boston Globe" a publié en 2015 un article sur les chirurgiens du Massachusetts General Hospital (MGH) qui planifient deux opérations en même temps. L'article précisait que l'HGM n'était pas unique en la matière et que l'hôpital défendait sa pratique. (2015) Toute personne qui a eu des procédures dentaires étendues connaît les dentistes qui opèrent sur deux ou plusieurs patients en même temps.

La procédure est commune. Est-ce une bonne pratique? Ce que MGH a fait, c'est institutionnaliser, permettre et même s'enorgueillir de ses chirurgiens multitâches.

Quelles sont les implications pour vous en tant que leader et pour votre organisation?

Quelle est la preuve?

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Chaque jour nous multi-tâche. Ce n'est pas bon ou mauvais. Nous le faisons.

Mais quand deux tâches ou plus exigent de la concentration, alors l'interruption d'un train de pensée est nécessaire pour se concentrer sur autre chose.

Et c'est ce que cet article aborde aujourd'hui.

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Eric Blumberg et ses collègues citent qu'il peut y avoir jusqu'à douze interruptions par heure dans une journée de travail typique. L'article décrit comment les interruptions entraînent une erreur de tâche plus importante et des temps d'exécution plus longs. Il est bien documenté que l'interruption des infirmières pendant leur service entraîne des erreurs de médication chez les patients. (2014)

Si le cerveau est bon en multitâche, les interruptions ne devraient pas être des problèmes majeurs.

Des portions du cerveau font un travail spectaculaire de multi-tâches.

Si vous lisez cet article en campant dans la forêt, votre cerveau fait un travail magistral de multi-tâches:

(1) saisir les idées de l'essai, (2) déterminer votre rythme respiratoire, (3) déterminer votre fréquence cardiaque, (4) rester en alerte pour les stimuli qui pourraient signaler un danger (5) rester en alerte que le feu que vous avez créé continue de brûler à la bonne intensité.

Toutes ces cinq tâches sont effectuées par votre cerveau en même temps. Le cerveau est un assistant multitâche.

Les chirurgiens, les dentistes et les chefs d'entreprise peuvent facilement souligner la capacité multitâche du cerveau à justifier son comportement.

Oui mais….

Daniel Kahneman, psychologue primé, nous aide à comprendre la beauté et les limites du multitâche dans son livre de 2011, Thinking Fast and Slow.

Dans le livre, il fait valoir qu'il y a une partie du cerveau qui pense très vite et qui fait des multitâches avec une capacité incroyable. Cette partie "rapide" du cerveau est la partie la plus primitive de notre cerveau. La partie «lente» de notre cerveau structure les idées et est excellente pour prendre des décisions qui exigent une réflexion analytique. Selon Kanehman, le cortex cérébral fait un travail terrible de multi-tâches.

Ainsi dans l'exemple ci-dessus, le cortex cérébral n'est engagé que dans une tâche: lire cet article. La partie rapide de votre cerveau fait son excellent travail habituel en multi-tâches.

Si vous interrompez le cortex cérébral au milieu d'une tâche, il se rétablira. Mais il y aura une réduction de l'efficacité, comme les infirmières faisant plus d'erreurs de médication patient.

Effectuer plus d'une opération en même temps peut être justifié s'il y a près de 100% de certitude que la procédure est si bien connue du chirurgien, c'est presque une mémoire musculaire. Certains dentistes peuvent considérer les obturations de routine comme des exemples. Le nettoyage des dents serait un exemple. La mémoire musculaire signifie que l'activité est si bien apprise, le cortex cérébral n'a pas besoin d'être impliqué.

Prendre ces idées pour travailler:

Compte tenu de la preuve, comment pouvez-vous gérer vous-même et d'autres pour créer une culture qui respecte le cortex cérébral «besoin de se concentrer sur une chose à la fois tout en prospérant dans une culture qui favorise le multitâche?

Faites circuler cet article à vos collègues et utilisez l'article pour justifier l'achat d'un panneau coulissant qui dit «Bienvenue» ou «Veuillez rappeler plus tard». Vous glissez le message approprié sur votre porte ou votre cabine. Trouver quelque chose d'autre comme ça si vous le pouvez. L'idée du signe est d'envoyer des signaux aux autres quand interrompre et quand ne pas interrompre.

Des signes comme ceux-ci peuvent être achetés en ligne.

Si vous gérez un département, que diriez-vous d'acheter le même signe pour que tout le monde dans le département puisse placer sur sa porte de bureau, compartiment ou espace de travail. Donner à chacun la possibilité de se concentrer sur la tâche à accomplir sans interruption.

Votre être qui donne le signe transforme le signe d'un individu étant «antisocial» en une norme culturelle de respect de la nécessité de n'avoir aucune interruption.

Ce problème devient important avec la préférence actuelle de conception de bureau en ce que les collègues de travail partagent des espaces ouverts. De tels espaces ouverts exigent encore plus d'explications sur les frontières sans être offensants.

Rappelez-vous que la justification de l'entreprise est la preuve que l'interruption de la concentration réduit l'efficacité et augmente l'erreur.

Gestion de votre équipe:

Dans le cadre de la structure continue de gestion des réunions d'équipe en personne ou virtuelles, indiquez ce qui suit au début de chaque réunion. "Veuillez éteindre vos appareils pour les trente prochaines minutes afin que vous puissiez nous aider à nous concentrer.

Votre équipe peut croire qu'ils peuvent lire des courriels et écouter les rapports de leurs collègues. En effet, ils peuvent aussi longtemps que les deux sont de routine. Mais si le courrier électronique et les rapports nécessitent l'intervention du cortex cérébral, les réponses aux deux vont en souffrir. Le cerveau dans son ensemble est construit pour le multitâche: le cortex cérébral ne l'est pas.

Structurer les descriptions de travail pour inclure cette expression «le titulaire sera un membre collaboratif, cherchant à aider les membres de l'équipe au sein de notre groupe et dans d'autres domaines touchant le service client.» Précisez que la réputation de répondre aux courriels lors des réunions d'équipe va à l'encontre les responsabilités de l'emploi. Il ne s'agit pas d'être impoli. Il s'agit de ne pas faire son travail.

La Cinquante Minute:

Si les réunions durent une heure, prévoyez une pause de dix minutes trente minutes après la réunion pour que les gens puissent utiliser la salle de repos ou vérifier leurs courriels / textes. Ils peuvent même utiliser leurs dix minutes pour engager des conversations à la barre latérale qui pourraient profiter à l'équipe. Mettez la pause au milieu de l'heure et non à la fin pour profiter des conversations sur les barres latérales. Vous voulez que les gens parlent entre eux et vous ne voulez pas être connu comme quelqu'un qui prive votre équipe de la capacité de répondre aux courriels urgents et aux textes.

Passer à une heure cinquante ne signifie pas que vous accomplirez moins. Compte tenu de la perte d'attention que vous subissez actuellement à travers la façon dont vous structurez les réunions traditionnelles, vous pouvez accomplir plus de choses en cinquante minutes que vous n'en avez accompli en soixante.

Les enseignants pourraient envisager de passer à une heure de 50 minutes également.

Prendre ces idées à la maison:

Si vous travaillez à la maison et que vous avez de jeunes enfants, achetez-vous un chapeau inhabituel à porter seulement lorsque vous souhaitez que vos enfants «prétendent que je suis invisible». Un des auteurs a utilisé un bonnet rouge deerstalker à cet effet. Le message positif «prétendre être invisible» est plus facile à expliquer aux enfants que le message négatif «s'il vous plaît, ne m'interrompez pas».

Le psychologue de l'université de Brandeis, Abraham Maslow, a utilisé la même technique lorsqu'il travaillait à la maison avec ses jeunes enfants. Il a employé un casque de pompier.

Vous voulez un chapeau qui ne peut être utilisé qu'à cette fin et que vous voulez l'enlever quand c'est approprié.

Si vous aimez l'idée du chapeau de pompier, Google le terme. Vous pouvez commander la version réelle et jouet du chapeau.

Rappelez-vous que la surutilisation du chapeau crée des problèmes. Garder votre porte en permanence sur "Revenez plus tard" crée également des problèmes.

Ce sont des outils. Utilisez des outils avec jugement. C'est à cela que sert votre cortex cérébral.

Les références:

Boston Globe Spotlight: deux opérations à la fois? http://www.boston.com/news/local/massachusetts/2015/10/25/globe-spotligh…

Blumberg, EJ, Foroughi, CK, Scheldrup, MR, Peterson, MS, Boehm-Davis, DA, et Parasuraman, R. (2014). Réduire les effets perturbateurs des interruptions avec la stimulation cérébrale non invasive. Facteurs humains: Le journal de la société des facteurs humains et de l'ergonomie, 0018720814565189.

Kahneman, D. (2011). Pensée, rapide et lente. Macmillan.

Mon signe de porte. http://www.mydoorsign.com/MDS/QS/welcome_please_call_back_later_signs.aspx