Cate a eu une dispute avec une mère au téléphone au sujet de la visite pendant les vacances qui s'est terminée avec elle raccrochant. Sam et sa femme Traci ont eu un gros coup samedi soir au sujet des corvées autour de la maison; ils sont tous les deux en congélation en disant peu les uns aux autres. Le superviseur de Paul a fait une remarque d'un interlocuteur sur l'affaissement des niveaux de production lors d'une réunion d'équipe qui, selon Paul, lui était spécifiquement destinée.
Pannes dans la communication. Blessé et la colère ou l'anxiété. Besoin d'éponger et de maquiller et de le redresser, ne pas le laisser s'attarder ou essayer de faire semblant et balayer sous le tapis. Mais comment? Essayez d'envoyer un email.
Les courriels en tant que moyen de communication personnelle semblent être tombés au bord de la route ces dernières années, les gazouillis et les textos prenant leur place. Je suis un grand fan des courriels et je le suggère tout le temps à mes clients comme moyen de suivi après un malentendu ou une mauvaise communication. Les textes et Twitter sont des moyens terribles pour communiquer des informations émotionnelles. Il est trop facile de les lire, de déformer le sens parce que beaucoup sont souvent laissés de côté, et leur immédiateté même semble générer de l'anxiété et des attentes.
D'un autre côté, les emails peuvent agir comme des lettres. Ils vous donnent l'espace pour écrire vos pensées. La personne qui les lit peut les relire sans ressentir la hâte de répondre. À bien des égards, ils sont meilleurs que les appels téléphoniques parce que l'autre n'est pas mis sur le tapis ou attrapé quand ils sont dans une humeur minable ou préoccupés par autre chose.
Voici quelques lignes directrices pour la bonne rédaction d'email:
Dites pourquoi vous écrivez l'email et le but de celui-ci
Ici, Cate dit qu'elle est désolée d'avoir raccroché à sa mère et qu'elle veut expliquer ce qui l'a tellement bouleversée. Sam dit qu'il se rend compte qu'ils sont tous les deux en colère et blessés et qu'il ne veut pas simplement essayer de le balayer sous le tapis. Paul dit avoir entendu le commentaire de son superviseur et vouloir clarifier ses propres niveaux de production.
Parlez de ce que vous ressentez
Utilisez des émotions douces – blessé, anxieux, triste, inquiet, concerné. Essayez de rester à l'écart des émotions fortes et négatives comme la colère, l'énervement, le branlement, le dégoût, etc. Même si vous êtes en colère, les émotions les plus douces sont probablement en dessous. Vous utilisez des émotions douces parce qu'elles sont plus faciles à entendre pour la personne et donc moins défensives.
Explique comment tu te sens
Utilisez "I statements" pour expliquer pourquoi vous avez réagi comme vous l'avez fait. Qu'en est-il de la mère de Cate qui a blessé ses sentiments? Qu'est-ce qui a poussé Sam à faire remonter le passé? Qu'est-ce qui concerne Paul le plus au sujet des commentaires de son superviseur et de sa propre performance au travail? Aidez l'autre à comprendre à un niveau plus profond ce qui vous motive.
Incluez ce que vous pensez que l'autre personne pourrait penser
C'est l'un des éléments les plus importants de l'email et l'un de ses avantages. Prenez le temps d'incorporer dans votre courriel ce que vous pensez que l'autre pourrait penser de ce que vous avez dit. Cate dit à sa mère qu'elle n'essaie pas d'être critique ou ingrat; Sam dit qu'il n'essaie pas de microgérer Traci; Paul dit qu'il n'essaie pas de minimiser les préoccupations de son superviseur. Essentiellement, ce que vous faites, c'est reconnaître ce qu'ils peuvent ressentir et, en disant cela, les couper de leur propre attitude défensive et contre-attaque.
Faire une proposition pour résoudre le problème
En fait, vous voulez résoudre deux problèmes. On parle de l'argument ou de la préoccupation – Cate parle d'un plan pour les visites de vacances; Sam leur suggère de s'asseoir et de trouver une liste de corvée pour qu'aucun d'eux ne se sente comme Cendrillon; Paul dit ce dont il a besoin de son superviseur pour l'aider à rester sur la bonne voie avec la production.
L'autre problème à résoudre concerne le processus de communication global. Ici Cate parle de leurs conversations téléphoniques qui semblent toujours aller dans le passé; Sam dit qu'il aimerait que les deux puissent faire un cercle arrière et parler des problèmes plutôt que de faire le gel profond pendant des jours; Paul dit qu'il pourrait être utile pour lui et son superviseur de tenir des réunions hebdomadaires pour que son superviseur sache ce qu'il fait, afin que les problèmes potentiels ne s'accumulent pas, de sorte que son superviseur peut lui donner plus de rétroaction directe.
Suivi en personne ou avec un appel téléphonique
Le but de l'email n'est pas d'éviter une conversation en face-à-face ou en direct. Cate dit dans son courriel qu'elle va appeler sa mère plus tard dans la semaine après qu'elle ait eu le temps de penser à son courriel. Sam dit qu'il aime parler de son email quand il rentre à la maison ce soir-là et entendre ce que pense Traci. Paul s'arrête devant le bureau de son superviseur et vérifie pour voir si son superviseur a reçu le courriel, s'il avait des questions, ce qu'il pensait de ses idées.
Ce que vous visez, c'est une conversation plus profonde, une discussion plus rationnelle et complète. Le courriel peut vous donner l'occasion de faire exactement cela.
