Bien que la plupart des gens d'affaires reconnaissent que la délégation est essentielle à la réussite de la gestion, à quelle fréquence sommes-nous insatisfaits des résultats de ce que nous avons délégué? À quelle fréquence le «produit» qui nous est retourné n'est-il pas exactement ce que nous avions espéré? Bien que ce soit parfois la faute de la personne qui termine l'affectation, c'est souvent la faute de la personne qui lui a confié cette tâche. Et il y a une racine commune au problème.
Un mot, je crois, le résume: la clarté . (Ou l'absence de celui-ci.) Alors que les exécutants ont la responsabilité de livrer un produit professionnel, ceux qui font la tâche ont la responsabilité de s'assurer que la tâche est, comme mon ancien rédacteur en chef l'a dit, crampe."
Disséquons la délégation. Voici quatre zones communes où il peut s'égarer.
Clarté de l'objectif – Qu'est-ce qui doit être fait exactement? Une mission est-elle aussi claire qu'elle devrait l'être? Prenez un exemple imaginaire: Un dirigeant (probablement distrait, énervé, trop harcelé pour faire en trop peu de temps) vous appelle et vous dit: «J'ai besoin d'une analyse rapide et compétitive de Barking Dogs of America. Le conseil d'administration y a manifesté un intérêt, de même que Schnauzer (votre PDG). Haute priorité. Je dois courir à une réunion maintenant, mais je veux que toi et Beagle le fassiez. Je sais que je peux compter sur vous deux – croyez-moi, il y a beaucoup d'intérêt pour celui-ci! "(FYI, Barking Dogs est un rival clé qui gagne des parts de marché à un rythme alarmant.) Comment allez-vous répondre à ce téléphone? appel et affectation? Probablement une bonne partie du temps, prise de court, et légèrement perturbée par l'urgence et l'impatience dans la voix de ton patron, ta réponse sera quelque chose du genre: «Bien sûr, pas de problème – tu peux compter sur nous. Beagle et moi sommes dessus! "Mais à quoi exactement vous et Beagle êtes-vous? Est-ce que votre patron veut un paragraphe? Une feuille? Slides? Un rapport de 20 pages? Et l'analyse de quoi ? Ventes? Gains? Part de marché? Distribution? La publicité? Tout ce qui précède? Qui sait? Tout ce que vous savez vraiment, c'est que le projet est important et que votre patron est anxieux.
Clarté de la responsabilité – Je ne peux pas vous dire combien de fois dans ma carrière d'entreprise on m'a confié des tâches pour «moi et Beagle». Ou pire encore, "moi et Beagle et Spaniel", trois lieutenants de confiance. Même si vous et Beagle et Spaniel êtes tous très capables, ce que vous êtes sans aucun doute, à qui appartient-il? Qui fait quoi à qui? Sans un chef de projet clair, ce que vous avez surtout reçu est une recette pour la confusion.
Clarté du temps – Revenons à nos canines hypothétiques. La demande était pour une «analyse rapide de la concurrence». Eh bien, à quelle vitesse est rapide? Serait-ce un jour? Peut être. Une semaine? Peut-être? Deux semaines? Concevable – une analyse compétitive peut devenir assez charnue. Ce que vous et votre patron voulez le plus éviter, c'est un coup de fil, disons, trois heures plus tard avec votre patron qui aboie: "Où est cette analyse concurrentielle? Je vais rencontrer Schnauzer dans 10 minutes! "(Lorsque vous projetez de rencontrer Beagle au café demain matin pour discuter de la façon dont vous aborderiez le projet …)
Clarté de la communication – Très souvent, ce qui est destiné à être communiqué par une personne n'est pas réellement ce qui est perçu par l'autre. Très souvent, les projets (et les relations, d'ailleurs) fondent sur les bancs de la communication défectueuse. Comment éviter que de tels problèmes de délégation ne se produisent? Du point de vue de la direction, un élément clé est de s'assurer qu'il y a amplement de temps quand une affectation de fond est donnée (aucun appel téléphonique harcelé des aéroports éloignés, s'il vous plaît), et de suivre une mission claire avec un message comme:
"S'il y a quelque chose que vous ne comprenez pas sur ce projet Barking Dog, faites le moi savoir. Cela ne me dérange pas du tout. Je préférerais bien que vous vérifiiez avec moi maintenant si je ne suis pas du tout clair … ou à n'importe quel moment dans le projet, de préférence plus tôt que plus tard, si vous avez besoin de plus de direction.
"Aucune question n'est une mauvaise question – il suffit de demander."
Il n'y a aucune garantie que vous finirez avec exactement ce que vous voulez, mais vous pouvez améliorer les chances.
Cet article a d'abord été publié sur Forbes.com.
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