Avez-vous déjà entendu quelqu'un se plaindre d'une réunion était trop courte? (Moi non plus.) Avez-vous déjà été frustré lors d'une réunion par des bavardages décousus pendant que le travail reste inachevé … ou par des traînards se promenant régulièrement dans 10 minutes en retard? Dans un esprit de brièveté et de productivité, voici 5 étapes simples pour des réunions plus efficaces et plus efficaces.
1) Passez deux fois plus de temps à l'ordre du jour que vous le feriez normalement. Un problème qui affecte généralement les réunions est l'absence d'objectifs clairs. Si vous n'êtes pas exactement sûr de ce que vous essayez d'accomplir, vous pouvez être sûr que cela n'arrivera pas rapidement. En tant qu'organisateur de réunion, il est de votre responsabilité d'avoir des objectifs clairs. Consultez un autre membre de l'équipe si vous en avez besoin; un peu plus de temps à l'avant permettra d'économiser plus de temps à l'arrière.
2) Passez deux fois plus de temps sur la liste des participants que vous le feriez normalement. Demandez-vous soigneusement: Est-ce que toutes ces personnes ont vraiment besoin d'y assister? Ou est-ce que certains d'entre eux pourraient simplement recevoir un bref résumé par courriel ou un appel rapide par la suite? Si vous pouvez réduire une liste de réunions d'une demi-heure, par exemple, quatre personnes dont la présence n'est pas essentielle, c'est deux heures de temps productif retournées sans effort à l'entreprise.
3) Planifiez la réunion pour la moitié du temps initialement prévu. Les réunions sont comme des accordéons – elles s'étendent naturellement pour remplir l'espace alloué. Si vous planifiez une réunion pendant une heure, vous prendrez probablement tout le temps, même si une bonne quantité consiste en une conversation aimable, aléatoire et hors sujet. Selon toute vraisemblance, si vous planifiez la même réunion pendant 30 minutes, vous ferez ce dont vous avez besoin pendant la période la plus courte. Quand j'étais dans le monde de l'entreprise, je réduisais régulièrement les temps de réunion et j'étais rarement déçu. Essayez des réunions de deux heures à une heure, des réunions d'une heure à 30 minutes et des réunions de 30 minutes à 15 ans. Mon fort soupçon est qu'ils vont bien se débrouiller.
4) Ne commencez pas 1 seconde en retard. Beaucoup trop de temps est gaspillé sur les arrivées tardives. Cela me rendait dingue que certaines personnes soient habituellement en retard, perdant ainsi régulièrement 5 à 10 minutes pour l'ensemble du groupe – et pénalisant le ponctuel. La solution simple? N'attendez pas les retardataires. Démarrez l'insant prévu. Assez tôt, les gens auront l'idée … personne n'aime être embarrassé en se plaçant au milieu d'une discussion convaincante. Faites ceci plusieurs fois et vous développerez une réputation pour la promptitude. Je connaissais de nombreux managers (mais pas assez) qui avaient une réputation très ponctuelle et ils étaient respectés pour cela.
5) Envisager – si c'est approprié pour vos besoins d'affaires – tenir une réunion de stand-up. Il y a en fait une recherche intrigante qui montre que les réunions stand-up peuvent être plus efficaces. Dans une étude, les groupes debout prenaient environ un tiers de moins de temps pour prendre des décisions que ceux qui étaient assis … sans perte de qualité des décisions. Pour des raisons logistiques, les réunions de stand-up ne sont pas toujours pratiques, mais elles méritent d'être considérées.
Une dernière réflexion – et cette analyse devrait toujours précéder le point 1) est de se demander: Avons-nous vraiment besoin d'une réunion? Pourrait-il y avoir d'autres moyens – quelques appels téléphoniques, quelques conversations personnelles informelles, une note de service à l'équipe, peut-être, qui pourrait obtenir les mêmes résultats qu'une réunion? Bien sûr, il y a beaucoup de moments où vous avez besoin d'une réunion complète, mais cela ne fait jamais de mal d'imposer la discipline de poser cette question.
Je reconnais que certaines de ces suggestions – optimiser les ordres du jour et les listes de participants – exigent que l'organisateur de la réunion consacre du temps supplémentaire au début, mais je suis convaincu que les calculs organisationnels sont solides:
Le temps gagné lors d'une réunion = temps productif retourné à l'entreprise … et un peu plus de temps passé par l'un est préférable à beaucoup plus de temps passé à l'arrière.
Cet article a d'abord été publié sur Forbes.com.
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Victor est l'auteur de The Type B Manager: mener avec succès dans un monde de type A (Prentice Hall Press).
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