Comment arrêter de perdre votre temps dans les réunions

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Dans un dessin animé de Dilbert, le patron du bureau demande à Carol, sa secrétaire, de programmer une réunion. Quand elle demande quel est le sujet de la réunion, il répond: «Je prévois de fusionner Six Sigma avec des méthodes Lean pour éliminer le fossé entre notre stratégie et les objectifs." Sans même jeter un coup d'œil latéral, Carol répond: «Je vais juste dire« perte de temps ».

Selon les conférenciers TED David Grady et Jason Fried, l'exécutif moyen assiste à 62 réunions par mois, mais plus d'un tiers d'entre eux sont considérés comme inutiles ou une perte de temps. Étant donné que les cadres consacrent 40 à 50% de leur temps à des réunions, cela signifie qu'ils perdent plus de deux mois par année. Grady et Fried poursuivent en disant que le projet de loi pour les réunions médiocres coûte 37 milliards de dollars par an rien qu'aux États-Unis. Les mauvaises réunions volent du temps et de l'argent.

La recherche montre qu'en moyenne, 15% du temps collectif d'une organisation est consacré à des réunions et ce chiffre augmente d'année en année. Une étude, publiée dans le Harvard Business Review, a estimé le temps que les gens consacraient au soutien d' une réunion hebdomadaire d'une grande organisation, basée sur l'analyse des calendriers Outlook de leurs employés. Il a conclu que 300 000 heures par an ont été consacrées à cette réunion unique, en tenant compte de la cascade en aval des réunions d'équipes qui y ont contribué. Étonnamment, ce chiffre incluait uniquement le temps de réunion et excluait une préparation supplémentaire. Comment pouvons-nous inverser la tendance?

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Commençons par les quatre mots: «Avons une réunion». Ils semblent assez innocents, mais ils causent probablement plus de problèmes et perdent plus de temps que n'importe quelle autre phrase sur le lieu de travail. Plutôt que de se demander si une réunion est nécessaire, la réponse normale est: «Bonne idée. Quand le voulons-nous, et qui devrions-nous inviter?

Maintenant qu'une intention vague («rencontrons-nous») et un vaste sujet (tel que «revue de projet») ont été établis, des journaux sont ouverts, des dates et des noms sont suggérés. Quelqu'un dit: «Allons-nous le faire pendant une heure? et les invitations d'agenda sont envoyées. Lorsque votre réunion a finalement lieu, une chose curieuse et étonnante se produit: elle dure exactement une heure. C'est parce que la conversation se développe, comme une éponge géante dans l'eau, pour remplir le temps alloué. Cette scène est si normale, et se reproduit tant de fois chaque jour, qu'elle provoque à peine un scintillement d'indignation, mais elle est presque criminelle dans la nature. Pour transformer votre culture de réunion, assurez-vous que trois questions sont posées avant l'envoi des invitations:

1. Quel est le but de la réunion? Cela clarifie la raison de l'avoir.
2. Quels sont les résultats attendus? Cela répond à ce que vous voulez sortir.
3. À qui est-ce? Cela vous indique qui est responsable de cela.

C'est un cadre de pensée totalement différent de celui dans lequel vous pensez vers une intention vague. Les meilleurs leaders et gestionnaires suivent ce processus de retour en arrière par rapport aux résultats auxquels ils s'engagent. Par exemple, Sir Dave Brailsford dirige Team Sky, qui a produit trois vainqueurs du Tour de France au cours des cinq dernières années. Il n'est pas surprenant que Brailsford décrit son rôle de cette façon:

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"Mon travail consiste à regarder les meilleures probabilités pour tenter de gagner, à imaginer quelqu'un sur ce podium avec le maillot jaune, sur les Champs Elysées, et travailler à partir de là."

D'abord, discutez de l'objectif et des résultats, puis déterminez comment les réaliser. Vous pouvez pratiquer cette approche par rapport à n'importe quel projet, et le faire pour les réunions est un bon point de départ. Après un certain temps, cela devient un mode de vie.

Réduire de moitié le temps et doubler la valeur

Pour rappeler aux gens que les réunions coûtent de l'argent, on a élaboré des variations sur le système de comptage des taxis qui calculent le prix en temps réel d'une réunion. Après avoir branché le salaire annuel de votre personnel, vous demandez aux participants à la réunion d'arriver quand ils arrivent et le compteur se trouve dans le coin pour que tout le monde puisse le voir. Sans aller aussi loin, vous pouvez toujours relever le défi de réduire de moitié le temps consacré aux réunions et de doubler leur valeur. Voici sept questions à poser:

1. Y a-t-il un objectif et un résultat clairs pour la réunion? Si ceux-ci ne sont pas bien définis, ne planifiez pas la réunion. Si vous êtes sur la liste d'invitation, demandez plus d'informations ou refusez l'invitation.
2. À qui est-ce? Sachant cela donne un avantage à la réunion. S'il n'y a pas de personne nommée, ce sera une non-conversation plutôt qu'une conversation.
3. Est-ce que les gens ont fait la préparation qui a été demandée? Si ce n'est pas le cas, passez au point suivant de l'ordre du jour ou arrêtez la réunion. De cette façon, vous commencez à créer une culture où les gens viennent préparés.
4. Est-il essentiel que tout le monde soit ici? Si la réponse est «non», quittez la réunion vous-même ou permettez aux autres de partir. De cette façon, vous développez une culture qui décourage Stacking. En outre, une grande réflexion émerge généralement de petits groupes de personnes intelligentes.
5. Avons-nous besoin du temps alloué? Ne planifiez pas les réunions par incréments d'une heure uniquement parce que votre calendrier est configuré de cette façon. Prévoyez qu'ils soient plus courts, ou finissez tôt et donnez du temps aux gens.
6. Avons-nous besoin de nous rencontrer en personne ou pouvons-nous aborder la conversation à distance? Le face-à-face est toujours préférable, mais pas si les gens font une demi-journée pour une réunion d'une heure. Planifiez une conférence téléphonique ou une réunion vidéo à la place.
7. Avons-nous des ententes sur la façon dont nous allons diriger la réunion? Réglez-le de manière à ce que les gens soient sans équivoque dans la réunion ou hors de celle-ci. Cela prend quelques secondes et ne nécessite pas une grande conférence. Ma première demande est que les gens mettent leurs appareils de côté. S'ils préfèrent être au téléphone, ils préfèrent être ailleurs.

Si vous suivez ces étapes, le compteur de réunions continuera à cocher, mais vous aurez moins de réunions et des conversations de meilleure qualité. Ce faisant, vous pouvez défier les mots de l'écrivain et économiste américain Thomas Sowell, qui a dit que les gens qui aiment les réunions ne devraient pas être en charge de quoi que ce soit.

Mon livre est Blamestorming: pourquoi les conversations vont mal et comment les corriger, publié par Watkins.

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Les références

David Grady et Jason Fried, «L'impact économique des mauvaises réunions», TED talk, 17 novembre 2014, ideas.ted.com/theeconomic-impact-of-bad-meetings.

Michael C Mankins, «Cette réunion hebdomadaire a nécessité 300 000 heures de travail par an», Harvard Business Review, 29 avril 2014.

Lawrence Tobin, 'Sir Bradley Wiggins Hors Tour de France 2014', Indépendant, 27 juin 2014.