Plus tôt ce printemps, j'ai commencé à recevoir beaucoup de demandes d'aide pour gérer des listes de tâches trop longues, et j'ai donc publié ce processus pour les organiser. Des listes de tâches inefficaces nous donnent l'impression que nous avons trop à faire en trop peu de temps, ce qui nous fait nous sentir dépassés. Ironiquement, cela nous rend encore plus mal à la planification et la gestion de notre temps.
Vous pourriez avoir une liste de tâches parfaitement organisée, cependant, qui est toujours écrasante – je viens d'en passer une avec un client, et franchement, j'étais épuisé en le regardant. Si votre liste de tâches vous envoie un «je n'ai pas assez de temps pour tout faire», il est temps de réduire ce chiot en quelque chose de plus gérable. Il s'agit d'un processus différent de l'organisation de votre liste de tâches ou de sa mise en forme de manière plus efficace. Il s'agit de raccourcir cette liste – de jeter les choses que vous craignez – sans subir les conséquences de ne pas faire ce que vous avez à faire. *
Dans un monde idéal, nous pourrions tous appliquer les principes mondialement connus de Marie Kondo pour nettoyer notre garde-robe à notre liste de choses à faire: Tout ce qui ne «suscite pas la joie» est mis à la poubelle (supprimer) ou donner ( déléguer). La plupart de mes clients commencent avec très peu sur leur liste de tâches qu'ils ont hâte de faire; Une personne a récemment déclaré qu'elle ne mettait que des choses sur sa liste de choses à faire qu'elle ne veut pas faire, parce qu'elle se souvient de faire ce qu'elle veut vraiment faire.
Donc, voici comment transformer une liste trop longue à faire en une liste de choses que vous voulez vraiment faire:
Étape 1: Mettez en surbrillance tous les éléments de votre liste de tâches que vous redoutez. Tenez chaque élément de la liste des tâches dans votre esprit et notez ce que cela fait de penser à faire cet objet dans votre corps. Est-ce que vous vous penchez un peu en avant, vous vous sentez désireux d'aller droit au but? (Ne mettez pas en évidence les objets qui vous semblent similaires.) Ou avez-vous une sensation d'enfoncement dans votre estomac, avec un désir correspondant de mettre la tâche à l'écart aussi longtemps que possible? Mettez en surbrillance tout ce qui vous fait ressentir quelque chose qui ressemble à l'aversion.
Mettez en évidence toutes les choses que vous avez tergiversées parce que vous ne voulez tout simplement pas faire ces choses. Et mettez en évidence les choses qui sont sur votre liste parce que vous vous sentez comme si vous "devriez" les faire, ou parce que vous sentez que vous devez les faire, mais que vous ne voulez pas faire ou ne diriez pas que vous choisissez de faire ( ou que vous ne diriez pas avec un certain plaisir que vous "obtenez" faire). En d'autres termes, mettez en évidence les choses que vous envisagez de faire simplement parce que quelqu'un s'attend à ce que vous le fassiez, ou parce que vous vous êtes toujours attendu à faire ces choses, ou parce que le faire vous apporterait du statut ou du pouvoir. processus).
Étape 2: Supprimer ou déléguer autant d'éléments mis en évidence que vous le pouvez. Commencez par supprimer, puis passez à la délégation. Soyez véridique ici; Si vous savez de tout coeur que vous ne ferez probablement jamais une tâche de toute façon, ou qu'il y aura peu de conséquences si vous ne faites pas un élément en surbrillance dans votre liste, il vous suffit de le rayer de la liste et d'en finir avec il.
Vous pouvez vous sentir soulagé, ou même accompli (étant donné que votre liste devient plus courte si vite!). Ou, vous pouvez vous sentir anxieux ou même triste en faisant cela. Reconnaissez vos émotions, quelles qu'elles soient, lorsque vous supprimez des éléments de votre liste de tâches. Soyez curieux de savoir ce que vous ressentez et acceptez vos émotions – mais pas besoin de vous impliquer. Peut-être que vous avez besoin de pleurer (un tout petit peu) le fait que vous n'allez jamais faire ces albums photos (que vous détestez faire mais que vous avez vraiment envie de faire). Il est normal de ressentir de la tristesse ou un sentiment de regret – mais aussi d'être réel: vous n'êtes pas en train de chagriner quelque chose de tangible, vous pleurez la perte d'un fantasme. Par exemple, vous abandonnez le fantasme que vous êtes le genre de personne qui fabrique des albums photo. Ou qui écrit des plans stratégiques. Ou qui répond à chaque e-mail. Tant pis. Laissez-vous sentir ce que vous ressentez, et continuez. C'est un processus de laisser aller.
Si une tâche en surbrillance est absolument nécessaire et ne peut donc pas être supprimée, essayez de penser à quelqu'un d'autre qui aimerait vraiment le faire, et faites un plan pour la façon de le déléguer à cette personne. Si vous n'avez pas d'adjoint, d'employés ou d'enfants à qui déléguer, pensez aux adolescents et aux retraités du quartier qui aimeraient avoir de l'expérience, à votre entreprise ou à un peu d'argent supplémentaire. Ou, pensez aux gens qui ont besoin d'aide pour quelque chose que vous aimez faire, et négociez un commerce avec eux. Tout cela peut sembler beaucoup plus de travail que de simplement faire la tâche vous-même, mais je vous promets, vous me remercierez plus tard. Avoir une liste de tâches à la fois assez courte pour ne pas être écrasante et chargée de choses que vous aimez faire vaut l'inefficacité initiale.
Étape 3: Transformez tout ce qui reste sur votre liste qui est mis en évidence en quelque chose que vous voulez réellement faire. Si vous ne pouvez pas supprimer ou déléguer des tâches que vous redoutez, vous devrez les améliorer. Sois créatif. Ma façon préférée de le faire est d'associer une tâche non amusante avec quelque chose que vous voulez faire plus. J'ai été connu pour m'asseoir sur la pelouse au soleil et prendre des rendez-vous chez le médecin, et j'écoute des livres audio amusants pendant que je conduisais pour ramasser les enfants et nettoyer la maison (Je viens d'écouter Une année de Oui par Shonda Rhimes et moi le recommander). Mon collègue et moi remettons à plus tard nos systèmes financiers depuis des années, mais nous avons juste fait un plan pour le faire ensemble cet été au bord de la piscine. Il y aura des margaritas impliquées, et inutile de le dire, nous ne redoutons plus la tâche!
Comprendre la valeur d'une tâche pour d'autres personnes est un autre bon moyen de le rendre plus satisfaisant (réduisant ainsi le facteur redoutable). Dans une série d'études époustouflantes, Adam Grant a montré que montrer brièvement aux gens comment leur travail aide les autres augmente non seulement le niveau de satisfaction des gens au travail, mais aussi leur niveau de travail et d'accomplissement.
La série d'études la plus célèbre de Grant a été menée dans un centre d'appels avec des collecteurs de fonds payés chargés de téléphoner à des donateurs potentiels à une université publique. Comme tous ceux qui ont jamais craint de faire un appel à froid le savent, ces gens n'avaient probablement pas la liste de leurs rêves. Les personnes qui reçoivent des appels froids des avocats sont souvent ennuyés et peuvent être carrément impolis. Les employés doivent supporter le rejet fréquent au téléphone et le moral bas au bureau – tout en échange d'un salaire relativement bas. Il n'est pas surprenant que les emplois dans les centres d'appels aient souvent un taux de roulement élevé.
Dans le but de voir s'il pourrait motiver les collecteurs de fonds du centre d'appels à rester au travail plus longtemps, Grant a invité quelques étudiants boursiers (qui avaient probablement bénéficié du travail des collecteurs de fonds) pour une réunion de cinq minutes. leurs cours et leur expérience à l'université. Au cours du mois suivant, cette conversation rapide a donné des résultats incroyables. Les appelants qui avaient rencontré les étudiants boursiers ont passé deux fois plus de temps au téléphone que les collecteurs de fonds qui n'avaient rencontré aucun étudiant. Ils ont accompli beaucoup plus, apportant en moyenne 171 pour cent de plus d'argent.
Qu'est-ce qui a fait la différence? Qu'est-ce qui, essentiellement, déplacé la tâche de faire des appels à froid d'un peuple n'a pas apprécié à un qu'ils ont fait? Un changement dans les croyances des appelants sur la signification de leur travail pour les autres, et un sens accru de leur but, de leur valeur et de leur impact. Alors, découvrez quelle est la valeur de votre travail pour les autres. Comment faites-vous leur vie ou leur travail mieux?
Voila!
Vous avez juste Marie Kondo-ed votre liste de tâches! Tout ce qui reste à ce stade est maintenant ce que vous voulez réellement faire, les tâches qui «font jaillir la joie». Si vous êtes comme ma cliente qui n'a pas besoin de garder une liste des choses qu'elle veut faire, vous vous n'avez plus besoin de garder une liste de choses à faire – vous devez simplement vous rappeler de supprimer, de déléguer ou de transformer les choses que vous ne voulez pas faire. Et si votre liste est toujours trop longue et accablante, il est temps d'organiser une liste de tâches. Consultez ce post pour savoir comment procéder.
* J'ai appris cette méthode auprès de Martha Beck, tant de remerciements et mille astuces pour elle. Ces étapes sont une adaptation de sa stratégie "Better, Barter or Bag".
