Au cours des derniers jours, j'ai reçu des notes cryptiques au travail, des courriels indéchiffrables, des invitations incomplètes et une poignée de regards étranges, d'expressions, et un geste bizarre, peut-être obscène (d'un autre automobiliste). Je pensais qu'il était temps de revoir certaines des règles pour une communication efficace, particulièrement importante pour le lieu de travail, et cruciale pour les dirigeants et les gestionnaires du lieu de travail.
1. Dans le doute – Overcommunicate. Si un message est important, comme une nouvelle politique sur le lieu de travail, une directive, la planification d'un rendez-vous, etc., il est important de répéter le message pour plus de clarté. "OK, juste pour être sûr, nous allons nous rencontrer pour le déjeuner le vendredi 14, au café Hungry Duck sur la rue ELM, à midi."
La répétition est une clé pour la clarté et la mémoire.
2. Utilisez plusieurs canaux. Pour les messages importants, envoyez le message de plusieurs façons – par courrier électronique, une annonce écrite et un rappel verbal à la réunion du département. Une pré-annonce, comme «être à l'affût d'un message important de notre PDG», contribue également à attirer l'attention.
3. Pensez comme un journaliste. Assurez-vous que les messages répondent aux questions, Qui? Quelle? Quand? Où? Comment? … ET, surtout quand il s'agit de communiquer les changements de politique, répondez à la question POURQUOI?
Mon organisation vient d'annoncer un changement de politique inattendu qui toucherait la majorité des employés dans une seule annonce par courriel. Le message était clair sur le Quoi, le Quand et le Où, mais il n'était pas clair qui avait pris la décision politique, et il a omis la très importante question Pourquoi. Cela a conduit à une augmentation du niveau de communication confuse de tout le monde, alors que tout le monde demande maintenant "QUI a décidé cela?" Et "POURQUOI dans le monde ils nous feraient cela?"
4. Soyez ciblé sur l'auditoire. Je dis toujours à mes étudiants, "vous écrivez pour le lecteur." Passez en revue vos messages et courriels avant de les envoyer du point de vue du public. Bien que vous puissiez comprendre ce que vous essayez de dire, votre auditoire ne peut pas.
Cela arrive tout le temps, en particulier dans la communication entre la haute direction et les employés de base, simplement parce que les dirigeants supposent souvent que les travailleurs en savent plus qu'ils ne le font réellement. Dans mon collège, les administrateurs de niveau supérieur se réfèrent souvent vaguement à la «nouvelle politique» ou à la «direction actuelle», et beaucoup d'entre nous se grattent la tête. Parce qu'ils passent tellement de temps entre eux à discuter de ces sujets, ils supposent que tout le monde les connaît. Donc, pour répéter (pour plus de clarté), considérez le public.
ET, cela nous amène à la cinquième règle:
5. Soyez authentique. «Dites ce que vous voulez dire, et dites ce que vous dites.» Du point de vue du leadership, il est essentiel d'être franc, ouvert et honnête avec les gens. Si vous voulez faire passer vos messages et continuer à les faire circuler, vous devez avoir une feuille de route d'ouverture et d'honnêteté. Sinon, les gens peuvent bien entendre ce que vous dites, mais ils pourraient ne pas en croire.
Voici un fait intéressant: la plupart des gens pensent qu'ils sont des communicateurs brillants et efficaces (regardez un lot de CV, et la plupart d'entre eux listeront les «compétences de communication» comme force majeure). En fait, si vous demandez aux gens de se classer sur leur capacité à communiquer, presque tout le monde se mettra dans le top 10% (essayez-le)! Cela a un sens psychologique parce que nous communiquons tous tellement que nous supposons que nous devons être bons. Suivez ces règles de manière cohérente, et vous pourriez finir dans ce top 10%.
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