Délais de réunion dans les groupes de travail: Implications pour le lieu de travail

Est-ce que votre équipe respecte ses délais? Qu'est-ce qui aide à réunir un groupe pour réussir?

Faites-vous partie d'une équipe de projet ou d'un groupe au travail ou à l'école? Si oui, avez-vous des rythmes de stimulation différents parmi les membres de votre groupe? Certains sont-ils à la traîne et sont-ils en avance, d'autres attendent-ils jusqu'à la dernière minute? Les membres de votre équipe partagent-ils une perception commune de la tâche et de la date limite? Avez-vous déjà fourni des rappels sur l'avancement du projet par rapport au temps? Une étude récente a exploré tous ces facteurs dans une étude sur la façon dont les groupes de travail respectaient les délais.

Il y a très peu de recherches publiées sur la procrastination, ou l'achèvement des tâches en temps opportun, dans les groupes, mais beaucoup de gens s'intéressent aux effets d'avoir un procrastinateur dans un groupe. Dans une étude récente publiée par Josette Gevers, Christel Rutte et Wendelien van Eerde (Université de technologie d'Eindhoven, Pays-Bas), la question des différents styles d'engagement temporel des tâches est abordée. Bien qu'ils ne parlent pas spécifiquement de la procrastination, leurs mesures et données révèlent certainement beaucoup de choses sur ce qui arrive aux groupes qui incluent des individus qui préfèrent travailler à la dernière minute.

D'une manière générale, la notion de «procrastinateur» était définie par un style de stimulation particulier. Des cinq styles de stimulation utilisés dans leur étude, celui décrit comme «je fais la plupart du travail dans un temps relativement court avant la date limite» parle certainement de la question de la procrastination. Bien sûr, tous les aspects de la définition de la procrastination ne sont pas couverts ici. Par exemple, il n'y a aucun sens d'un retard inutile ou qui va nécessairement nuire à la performance, mais la plupart d'entre nous pourrait caractériser cet effort de dernière minute avant la date limite en tant que procrastinateur dans le groupe. Cela contraste avec un style de stimulation décrit comme suit: «Je commence tout de suite et je termine le travail longtemps avant la date limite.» Nous connaissons tous des personnes qui caractérisent ces styles de stimulation et les différents types entre ces deux extrêmes. Nous travaillons avec eux tous les jours et chacun d'entre nous s'inscrit dans ce continuum pour un projet donné (et notre position peut changer sur ce continuum tout au long de notre carrière ou selon le projet).

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Le travail d'équipe consiste à rassembler des personnes ayant une compréhension différente des aspects temporels des tâches (p. Ex., Compréhension de l'importance de respecter l'échéance, les tâches et / ou les sous-tâches et le calendrier et le rythme appropriés des tâches). et cela peut créer des problèmes dans l'achèvement des tâches. Gevers et ses collègues se réfèrent à la compréhension des aspects temporels de la tâche comme des «cognitions temporelles partagées», et ils soutiennent qu'il y a deux antécédents de cette compréhension partagée: 1) la similarité des styles de stimulation ou des préférences, et 2) l'utilisation de rappels temporels.

Style de stimulation
Le style de stimulation représente la préférence d'une personne pour l'allocation du temps dans l'exécution d'une tâche par rapport à une échéance. Comme je l'ai noté ci-dessus, cela peut être considéré sur un continuum d'un style de stimulation d'action précoce («commencer tôt et le faire») à un style que nous pourrions qualifier de procrastinateur («travailler sous la pression plus proche du délai») .

Rappels temporels
Les rappels temporels sont des tactiques utilisées pour surveiller les performances du groupe par rapport aux progrès et à l'échéance imminente. Par exemple, les membres du groupe peuvent discuter de questions liées au temps, se rappeler mutuellement des délais et exhorter les membres du groupe à s'en tenir à l'achèvement de la sous-tâche comme prévu pour assurer l'achèvement en temps opportun. La recherche a montré que parler de temps dans les groupes de travail facilite l'établissement de normes temporelles et cette discussion peut favoriser une concentration sur l'activité de la tâche.

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Pris ensemble, la similarité du style de stimulation et des rappels temporels peut favoriser des cognitions temporelles partagées qui devraient améliorer le fonctionnement du groupe et l'achèvement en temps voulu des tâches de groupe. C'est exactement ce que Gevers et ses collègues ont émis l'hypothèse dans leur étude.

Leur recherche
Gevers et ses collègues ont étudié 38 groupes d'étudiants avec des données utilisables résultant de 31 groupes. Ils ont recueilli des données longitudinalement sur 8 semaines pour deux affectations, y compris des informations sur les styles de stimulation des membres du groupe, les cognitions temporelles partagées et l'utilisation de rappels temporels. J'ai décrit le continuum ou les styles de stimulation ci-dessus, je vais donc vous donner une brève idée de leurs autres mesures.

Pour les cognitions temporelles partagées, ils demandaient aux participants d'indiquer leur accord sur des points tels que «Dans mon groupe, nous avons les mêmes opinions sur le respect des délais» et «Dans mon groupe, nous sommes d'accord sur la façon d'allouer le temps disponible». rappels temporels, ils ont demandé aux participants d'indiquer leur accord sur trois points: 1) Dans mon groupe, nous nous sommes invités à terminer les sous-tâches à temps, 2) Dans mon groupe, nous nous sommes rappelés des jalons temporels importants, et 3) Dans mon groupe, nous nous sommes incités à nous en tenir à des accords.

Enfin, le respect de la date limite a été évalué avec un élément. Les participants ont indiqué quand ils ont terminé la tâche de groupe sur une échelle de trois points: 1 = trop tard , 2 = juste à temps , et 3 = temps amplement .

Ce qu'ils ont trouvé
Leur découverte la plus intrigante et la plus importante a été de savoir comment les effets des cognitions temporelles partagées ont changé par rapport au style de rythme du groupe. Pour ceux d'entre vous qui sont orientés statistiquement, ils ont trouvé un effet d'interaction. Dans leurs propres mots, c'est ce qu'ils ont trouvé,

". . . l'effet des cognitions temporelles partagées sur la réalisation de la date limite est en effet modéré par un style de rythme moyen. . . le partage des cognitions temporelles était utile pour respecter un délai lorsque les membres du groupe avaient en moyenne un style de rythme d'action précoce, alors qu'il était préjudiciable de respecter le délai lorsque les membres du groupe avaient en moyenne un style de rythme d'action de délai »(p. accent ajouté).

Ils ont également constaté que les rappels temporels utilisés pour la première affectation augmentaient les cognitions temporelles partagées pour la deuxième affectation.

Ce que cela signifie pour nous en travaillant en équipe ou en gérant des équipes
Il n'y a pas de grande surprise avec leur constatation principale. "Nous concluons que les groupes de travail homogènes composés d'individus qui ont tendance à utiliser un style de stimulation d'action précoce dans l'exécution des tâches sont les plus susceptibles de respecter les délais. . "(Page 67). En d'autres termes, les équipes composées de personnes qui commencent tôt les tâches pour finir tôt sont mieux loties.

Cependant, ils ajoutent cette note importante ". . . à long terme, tous les groupes peuvent acquérir des cognitions temporelles partagées lorsqu'ils utilisent des rappels temporels. »(p.67).

Ça signifie:

1. Il peut être avantageux d' envisager des styles de stimulation individuels lors de la mise en groupes . Avoir même un membre qui a un style de stimulation d'action précoce peut faire une différence positive.

2. L'utilisation de rappels temporels peut aider à promouvoir les cognitions temporelles partagées dans un groupe.

3. Lorsque les membres du groupe n'utilisent pas les rappels temporels spontanément, les gestionnaires peuvent vouloir intervenir pour les fournir ou faciliter le processus temporel.

Enfin, il est important de souligner que «tous les groupes doivent être conscients que le partage de cognitions temporelles inappropriées [par exemple, les styles de régulation des délais] est susceptible d'entraver leur capacité à respecter les délais» (page 67).

Mes pensées de conclusion. . .
Comme c'est le cas pour l'individu, les «styles de stimulation de l'heure limite», autrement connus sous le nom de style de vie procrastinateur, sont préjudiciables à l'accomplissement des tâches dans les délais et peuvent nuire aux efforts du groupe. Étant donné que Gevers et ses collègues citent des recherches antérieures selon lesquelles 56% des gestionnaires interrogés ont indiqué que les délais sont souvent dépassés ou manqués, il s'agit d'un coût coûteux et coûteux pour les entreprises.

La procrastination ou le style de stimulation associé au style «faites-le à la dernière minute» est-il simplement un problème de nuits blanches et de désagréments? Pas du tout. Cela nous coûte des milliards de dollars en temps et en efforts. La procrastination est quelque chose qui affecte toute l'équipe, et les gestionnaires doivent mettre davantage l'accent sur la compréhension des raisons pour lesquelles leurs employés le font et les aider à éviter les retards inutiles et irrationnels.

Les références
Gevers, JMP, Rutte, CG et van Eerde, W. (2006). Respecter les délais dans les groupes de travail: mécanismes implicites et explicites. Psychologie appliquée: une revue internationale, 55, 52-72.