Le courrier électronique n'est pas le problème: il est nécessaire de changer de tâche

Trois articles récents, deux dans le New York Times , intitulé «L'anxiété du courrier électronique sans réponse» (19 avril 2013) et l'autre intitulé «Quand le courrier électronique passe du délice au déluge» (9 février 2013) ) et un autre dans le magazine Time intitulé «Ne multitâchez pas: votre cerveau vous remerciera» (17 avril 2013) abordait un thème récurrent chez les professionnels: Comment gérer le volume de messages électroniques que je reçois tous les jours? Jenna Wortham a réfléchi à la question de savoir ce qu'il faut faire lorsque votre boîte de réception ne cesse de croître et vous ne pouvez même pas imaginer traiter des milliers de courriels non lus alors qu'Alina Tugend se demande ce que cela veut dire. t avoir le temps, l'énergie ou l'envie de répondre à des courriels qui peuvent avoir un sens sur le plan personnel ou professionnel. La plupart d'entre nous se sentent tellement attachés à notre e-mail que nous lui permettons joyeusement de nous railler de tous nos appareils, y compris nos ordinateurs, tablettes et smartphones. Les alertes et les notifications attaquent nos sens en émettant des bips, en clignotant et même en jouant une chanson préférée. Nous sommes convoqués à quelque chose de si important que nous avons besoin d'être informés de sa présence, de peur de manquer son arrivée et d'avoir besoin d'une attention immédiate.

La raison pour laquelle j'ai inclus l'article de Time est que, pour la plupart des gens, il n'y a tout simplement pas un bloc de temps disponible pour faire face à la surcharge et que la plupart choisissent de traiter leurs e-mails de façon fragmentaire. le temps "se présente. Le problème est qu'au moment où se présentent les quelques précieuses secondes ou même minutes de ralentissement, nous avons probablement reçu beaucoup d'autres courriels et constaté qu'il n'y a même pas assez de temps pour les attaquer, et encore moins pour ceux plus âgés. jour (ou même une heure) il y a.

Si vous êtes comme la plupart des professionnels vous êtes toujours sur e-mail si c'est un résident permanent sur votre ordinateur portable ou si vous voyez les grands chiffres blancs sur un fond rouge sur votre iPhone (ou l'équivalent sur n'importe quel smartphone avec vous 24 / 7/365). Sur votre ordinateur portable, vous avez probablement une forme de notification par e-mail. Mon Outlook est configuré pour jouer un son et afficher une notification dans le coin droit de mon écran. La partie rationnelle de moi dit "TURN NOTIFICATIONS OFF" alors que la partie spécialisée de mon cortex préfrontal qui gère le multitâche ne cesse de me dire qu'il est tout à fait capable d'ignorer le pop-up et le carillon et de rester concentré.

Tout simplement, mon PFC me ment et m'a toujours menti. Il ne peut pas très bien gérer les interruptions, mais il refuse de me demander d'éteindre les notifications et les alertes et de faire attention à ce que je suis censé faire, écrire mon nouveau livre, compiler des statistiques pour un article de journal ou simplement lire pour se préparer à une conférence en classe, à un discours ou à un article de journal.

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Quel est mon problème? Comme la plupart des gens, je crois que je peux effectuer plusieurs tâches, ou plutôt changer de tâche, à peu de frais. Je ne suis pas délirant. Je sais que chaque fois que mon attention est arrachée à ce que je fais et que je reviens quelques instants ou même quelques heures plus tard, il me faut (et mon cortex préfrontal) le temps de me souvenir de ce que je faisais et de ce que j'étais en train de faire. Laura Bowman, Laura Levine et leurs collègues en psychologie à Central Connecticut State University m'ont convaincu que lorsque les gens essaient de faire plusieurs tâches, ils peuvent accomplir toutes les tâches avec le même niveau de précision, mais cela prend du temps et Gloria Mark et ses collègues Université de Californie, Irvine a ajouté l'admonestation que le multitâche constante ajoute une couche de stress causée par le besoin de faire tout un peu plus vite simplement pour faire face à vos obligations.

Pourtant, alors que je regarde mon ordinateur portable, je vois cinq navigateurs Safari avec 22 fenêtres, plus ma boîte e-mail Outlook et trois fichiers PDF que je suis supposé lire pour une réunion plus deux documents Word plus SPSS avec un jeu de données et une poignée d'analyses multivariées plus … euh oh, je viens de remarquer que pendant que j'écrivais j'ai reçu un texto de ma fille aînée sur mon iPhone qui lui-même a de nombreuses applications que j'utilise quotidiennement sur l'écran frontal incluant CNN , ESPN , Zite , Facebook , Woot et, bien sûr, l'App Store au cas où je lis quelque chose sur une nouvelle application que je dois essayer. Le simple fait d'observer ce que j'ai dans ma vue à quelques centimètres de mes yeux fatigués me rend épuisé.

L'article de Time me dit que je ne dois pas faire plusieurs choses à la fois parce que mon cerveau ne l'aime pas. Eh bien, c'est mon cerveau qui me fait passer de tâche en tâche à partir du moment où je me réveille jusqu'au moment où j'éteins mon téléphone environ une heure avant que je prévois de prendre ma retraite. [Parenthétiquement, j'avais l'habitude de garder le téléphone à côté de mon lit mais quand je me réveillais, je me sentais obligé de le vérifier, ce qui nécessitait soit une réponse rapide par e-mail à quelqu'un, soit mon cerveau et ruinait le reste de ma nuit. Sommeil.] Gloria Mark me dit, dans l'article de Time , que je devrais apprendre de son étude où elle a coupé 13 employés du courrier électronique pendant cinq jours et réduit leur stress. Juste penser à cela menace d'envoyer ma tension artérielle élevée. Cinq jours signifie que j'aurais une pile d'au moins 2 000 courriels non adressés et ce n'est pas ce que moi, ou mon cerveau, voulons faire. En revanche, Cliff Nass, professeur à l'Université de Stanford, me dit que son étude montrait que le multitâche est mauvais pour moi et que je devrais apprendre à utiliser la «règle des 20 minutes» où je consacre 20 minutes à une seule tâche. avant de me permettre de passer (à l'e-mail). Cela semble beaucoup plus réalisable.

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Quelle est la solution? Mon point de vue est proche de celui de Cliff Nass en ce sens que je crois que nous devons recycler nos cerveaux pour se concentrer et participer pendant des périodes de plus en plus longues. Quand je parle au public, qu'il s'agisse d'élèves, d'enseignants, de parents ou de gens d'affaires, j'introduis le concept des «pauses technologiques» pour faciliter ce processus de recyclage. Une pause technologique est similaire à ce que Nass recommande avec une ride. Il est plus facile d'illustrer avec un exemple. En janvier 2012, j'ai pris la parole à l'American School of Bombay lors de la conférence Unplugged 2011, qui comprenait des enseignants et des administrateurs d'écoles internationales qui s'occupaient des problèmes liés à l'utilisation de la technologie en classe. Pendant les quelques jours que j'ai passés à Mumbai, j'ai parlé à la conférence ainsi qu'aux parents des étudiants de l'ASB. Nous avons séjourné à l'hôtel Sofitel de l'autre côté de la rue et quand je suis revenu parler à Unplugged 2013 plus tôt cette année, le directeur général de l'hôtel m'a corrigé à l'enregistrement pour me dire comment il m'avait entendu parler des pauses technologiques dans le contexte dîners de famille et a décidé de les utiliser lors de ses réunions du personnel. Il préférait cela en disant que pendant qu'il était un baby-boomer, la plupart de ses employés étaient dans la vingtaine et la trentaine et vérifiaient constamment leurs smartphones pendant les réunions et il n'était pas content de leur manque d'attention.

Il s'est souvenu de mon introduction des pauses techniques aux parents à ASB – où ses enfants vont à l'école – et a décidé de les essayer pendant ses réunions. Comme je l'ai suggéré aux parents, il a commencé par demander à son personnel de vérifier leurs téléphones pendant une minute, puis de les éteindre et de les placer à l'envers sur la table, ce qui était plutôt surprenant car ils les cachaient dans leurs genoux. . Le téléphone à l'envers, a-t-il dit, devait être un rappel que dans un court laps de temps, il leur donnerait une pause technologique et qu'ils pourraient s'enregistrer une minute de plus. Il a continué de cette façon pendant toute la réunion et pendant plusieurs semaines a fait le cycle de 1 minute / 15 minutes. Puis, comme j'ai encouragé les parents, il a augmenté à 20 minutes et après une autre semaine ou deux à 30 minutes que j'avais encouragé les parents à essayer dans leurs maisons (et les enseignants dans leurs salles de classe). Il était fier de me dire que pour une réunion d'une heure, il les faisait vérifier une minute au début et une minute au milieu et une minute à la fin et que c'était un succès retentissant.

C'est la puissance des pauses technologiques: elles vous enseignent comment retarder votre besoin de vous enregistrer constamment et d'apprendre à vous concentrer pendant des périodes sans l'appel claironnant du smartphone. J'ai recommandé des pauses techniques aux enseignants en classe dans les programmes 1: 1, aux jeunes adultes pendant les dîners au restaurant, aux parents à la table familiale et aux chefs d'entreprise pendant les réunions et je n'ai pas encore entendu parler d'un échec. Ce que j'entends, ce sont des rapports enthousiastes d'une attention renouvelée menant à plus de productivité.

Donc, pour paraphraser l'article du magazine Time : "Master Tech Breaks: votre cortex préfrontal vous en sera reconnaissant!"