"Voici mon problème avec le courrier électronique", m'a récemment confié Jane *, une de mes avocates. "J'ouvre Outlook en attendant de vérifier rapidement mon email, mais ensuite je lis un mail avec un lien, je suis le lien, puis Je suis perdu sur internet pendant des heures. "
"Mon travail consiste à être sur le courrier électronique," Jane a continué, "Comment puis-je éviter de devenir accro?"
Dans mon récent article Coping With Email Overload, j'ai suggéré qu'il est préférable de traiter en masse les e-mails à des heures programmées pendant la journée plutôt que de lire chaque email quand il arrive.
Au début, Jane – comme la plupart des avocats et beaucoup d'autres personnes que je connais – avait l'impression qu'elle devait être envoyée par courriel tout le temps. Mais après y avoir réfléchi, elle a admis que personne ne remarquerait si elle ne l'était pas. Prenant des pauses d'une heure par courriel tout au long de la journée serait un bon moyen de se libérer pour faire un autre travail plus réfléchi.
Mais Jane avait besoin d'un moyen efficace pour passer le courrier électronique. J'ai expérimenté le processus suivant et je souhaite le partager avec quelques règles et outils courants qui me permettent de rester productif, significatif et efficace dans mes échanges d'e-mails. La première fois que vous faites cela, cela peut prendre plusieurs heures, car vous pouvez avoir beaucoup de nettoyage à faire. Mais après le travail initial, vous pourrez vous déplacer rapidement. Typiquement, je prévois 30 minutes le matin, à midi et l'après-midi pour faire des emails. Voici comment j'utilise ce moment:
1. Envoyer: je commence mon compte à rebours et commence par écrire des emails que j'avais prévu d'envoyer. Cela comprend souvent des suivis aux réunions, des notes de remerciement, des questions et des demandes de calendrier et autres. Je fais ceci d'abord pour que si quelqu'un me répond immédiatement, j'ai le temps de répondre pendant que je suis encore dans ma période d'email de 30 minutes.
2. Supprimer: Ensuite, je jette rapidement un coup d'œil sur les lignes «sujet» et «de» des courriels dans ma boîte de réception et je supprime immédiatement ceux que je ne veux pas perdre de temps à lire, notamment les courriels marketing et les blagues impersonnelles. n'est pas demandé. Cette étape prend juste quelques secondes mais réduit considérablement mon courrier électronique.
3. Réagir: Je fais de mon mieux pour répondre à tous les courriels qui me parviennent directement, même si cela signifie simplement «Merci». Puisque choisir les courriels pour choisir lequel répondre en premier perd son temps, je commence par le plus récent et le plus récent. travailler mon chemin vers le bas. À ce stade, je ne clique sur aucun lien dans les courriels et je ne lis pas de longs articles; Je garde cela pour l'étape 5 ci-dessous.
4. Fichier: Une fois que j'ouvre un email, je ne le laisse pas dans ma boîte de réception. J'ai trouvé que lorsque je laissais des courriels dans ma boîte de réception, je les relisais à chaque fois que j'ouvrais mon courriel, et chaque fois que je perdais plus de temps à essayer de le gérer. Donc, soit je l'efface, soit je le déplace dans un autre dossier que j'ai mis en place: en attente, en lecture, un jour, en déplacement, en fonction du client. Chaque fois que je consulte mon courrier électronique, mon objectif est de vider ma boîte de réception.
5. Lecture et suivi: Dans le temps qui reste avant que mon minuteur ne s'éteigne, je passe par mes dossiers de boîte de réception, je lis des bulletins, je clique sur des liens et je fais le suivi des courriels dans mon dossier «en attente».
Fin: Lorsque mon compte à rebours retentit, je ferme mon programme de messagerie. Une fois que j'ai terminé, je ne reviens pas à mon email – sur n'importe quel appareil – avant ma prochaine session programmée.
Au cours de ce processus, j'essaie de ne pas utiliser le courrier électronique pour donner des commentaires négatifs à quelqu'un, et je réponds rarement aux commentaires négatifs par courrier électronique. L'e-mail est un excellent outil pour les conversations transactionnelles (Où devrions-nous déjeuner?), Partager des informations (Voici ce fichier, quelqu'un que je veux que vous rencontriez), ou montrer de l'appréciation (Vous avez parlé avec force lors de cette réunion. soutien-merci). Pour toute autre chose, vous êtes mieux d'appeler ou de parler à quelqu'un en face à face. Je fais de mon mieux pour ne jamais aller et venir avec quelqu'un par courriel à propos de quelque chose de plus de deux ou trois fois. Si c'est allé aussi loin, c'est généralement une meilleure idée de décrocher le téléphone.
Il y a quelques outils communs que j'utilise que j'ai trouvé utiles pour passer rapidement des emails:
Signatures: La plupart des programmes de messagerie électronique ont la possibilité de créer plusieurs signatures que vous pouvez choisir d'afficher au bas d'un e-mail. J'ai personnalisé plusieurs signatures que j'utilise comme réponses aux courriels courants que je reçois. Par exemple, j'ai une réponse pré-écrite aux personnes qui demandent à rejoindre mon entreprise, veulent que je révise leur livre, expriment leur appréciation pour quelque chose que j'ai écrit, etc. Je personnalise souvent ces emails en fonction de l'expéditeur. de ma réponse est déjà écrit.
Règles: La plupart des programmes de messagerie ont également des règles dans lesquelles vous pouvez envoyer automatiquement des courriels correspondant à certains critères directement dans d'autres dossiers. Par exemple, lorsque j'envoie mon email hebdomadaire reliant les gens à un nouvel article que j'ai écrit, je reçois plusieurs réponses «hors bureau». J'ai mis en place une règle qui envoie n'importe quel email avec "out of office" dans la ligne d'objet directement à la corbeille. De cette façon, je n'ai pas besoin de passer du temps à le traiter.
Minuteur: Ceci est essentiel pour rester dans mon délai de 30 minutes. Quand je n'ai pas utilisé de minuterie, c'était trop facile de continuer.
Si vous êtes comme moi et Jane – si vous trouvez que l'email a la capacité d'absorber votre temps et votre productivité – essayez d'expérimenter avec ce processus, en le personnalisant jusqu'à ce qu'il fonctionne pour vous. Une petite structure pourrait être la seule différence entre l'email étant un outil utile. . .ou un gaspillage.
* Nom changé
Publié à l'origine dans Harvard Business Review