Ayant établi dans un article précédent que ce que la plupart des gens appellent le multitâche n'est pas la manière la plus productive et la plus efficace de travailler, la prochaine question que je veux aborder est comment s'engager efficacement dans une tâche unique. La réponse n'est certainement pas sorcière; cela nécessite simplement l'établissement de priorités, la délégation, la concentration et, surtout, l'engagement et la discipline. Mais, comme avec la plupart des choses dans la vie, la tâche unique est plus facile à dire qu'à faire.
Démarrer une tâche unique
Un bon point de départ lorsque vous essayez de devenir un simple-tâche est de repenser la façon dont vous structurez votre journée. D'abord, priorisez vos activités quotidiennes. Si vous êtes comme la plupart des technologues, vous avez tellement confiance dans votre capacité à être productif que vous planifiez beaucoup plus de choses à faire que ce que vous pouvez réellement faire. Ajouter dans les crises quotidiennes plus le soi-disant multitâche et vous avez peu de chance de tout remplir sur votre calendrier quotidien. Vous finissez par surestimer vos capacités et être déçu à la fin de la journée parce que votre travail n'était pas de la qualité que vous attendez de vous-même ou que vous n'étiez pas capable de cocher tout sur votre liste de tâches.
Au lieu de tomber dans ce schéma, je vous encourage à sous-estimer ce que vous pouvez accomplir – ce sera encore beaucoup – et être agréablement surpris à la fin de la journée à quel point vous avez terminé. Un bonus supplémentaire est que vous serez moins stressé, profitez de votre journée de plus, et de produire un travail de qualité supérieure pour démarrer. Donc, classer vos tâches à venir en fonction de leur importance, quand ils ont besoin d'être accompli, et combien de temps ils prendront pour terminer. Ensuite, choisissez les activités qui se classent le plus haut sur votre liste de priorités et engagez-vous à les terminer sans tenir compte des distractions potentielles qui peuvent survenir. Si vous avez terminé les tâches les plus prioritaires, vous pouvez alors vous attaquer à celles qui sont moins prioritaires (ou vivre vraiment à la limite et quitter le travail un peu plus tôt que d'habitude!).
Deuxièmement, soyez sélectif en répondant à ce que vous percevez comme des crises. Vous savez qu'une grande partie de ce qui perturbe un jour sont des «feux» inattendus qui doivent être éteints immédiatement. Ces événements imprévus perturbent votre concentration, prennent du temps et rétablissent votre emploi du temps, souvent si loin que vous ne pouvez pas le rattraper. Mais d'après mon expérience dans le monde des affaires, j'ai constaté que beaucoup de soi-disant crises ne sont pas aussi calamiteuses qu'elles le semblent et pourraient être traitées plus tard ou déléguées à des collègues. Rappelez-vous qu'une urgence de la part de quelqu'un d'autre ne constitue pas nécessairement une urgence pour vous. Soyez donc clair dans la définition d'une crise et soyez prêt à mettre de côté ceux qui ne sont pas tout à fait clairs.
Ensuite, utilisez votre assistant administratif – si vous en avez un – en tant que gatekeeper. J'ai trouvé qu'il y a peu de personnes plus importantes qu'un «administrateur» compétent et fort. En éduquant votre admin sur vos nouvelles habitudes de travail, il peut refuser des visiteurs inutiles et des appels nonurgents, aussi bien que surveiller votre email pendant que vous re une seule tâche en cas d'urgence qui nécessite votre attention.
Quatrièmement, si vous travaillez avec une équipe, déléguez autant que possible pour réduire la pile de travail sur votre bureau. J'ai trouvé que c'est souvent un défi pour les technologues pour plusieurs raisons. Vous pouvez aimer tout faire et ne pas manquer. Vous pouvez croire que vous êtes le seul de votre équipe capable d'accomplir la tâche selon vos normes rigoureuses. Ou, vous pouvez être un monstre de contrôle qui doit simplement être au-dessus de chaque petite chose sur votre écran radar.
Mais déléguer est gagnant-gagnant. Vous êtes libre de vous concentrer sur un travail vraiment important, ce qui augmente votre productivité et votre efficacité. Vous êtes moins stressé et plus créatif. Votre équipe gagne encore plus: Ils se sentent responsabilisés parce que vous avez fait preuve de confiance en leurs capacités. Votre équipe acquiert une expérience précieuse qui la rend encore plus capable. Vous faites réellement ce que les équipes sont supposées faire: travailler ensemble. Et ensemble, vous et votre équipe en avez beaucoup plus.
Maximiser la mise au point
Maintenant que vous avez préparé le terrain pour une tâche unique efficace, votre prochaine étape consiste à structurer votre environnement immédiat de manière à maximiser votre capacité à vous concentrer et à minimiser les distractions potentielles. Voici quelques-unes des distractions multitâches les plus courantes et les solutions recommandées:
Il faut de la discipline et de la pratique
Rappelez-vous quand vous étiez au lycée et que vos parents venaient toujours dans votre chambre pour voir si vous travailliez? Ce ne serait pas génial s'ils le faisaient maintenant? Ils fourniraient la discipline et vous forceraient à vous concentrer sur une tâche à la fois. Malheureusement, vous êtes probablement seul maintenant et, par conséquent, devez vous discipliner. Cela peut certainement être un défi dans un environnement avec ce qui semble être trop de choses à faire et pas assez de temps pour le faire.
Ne pensez pas une minute que la mise en œuvre de ces changements sera facile. Comme beaucoup de technologues, vous pouvez être un junkie multitâche, éprouver un besoin constant de vérifier vos courriels, de lire les dernières nouvelles technologiques ou de communiquer avec des collègues. Mais, comme avec la plupart des "addictions", la reconnaissance et l'acceptation sont les premières étapes pour "guérir".
Je ne recommanderais pas d'essayer de casser votre dinde froide "jones" multitâche. Une approche progressive semble être la plus efficace. Choisissez une ou deux stratégies que j'ai décrites ci-dessus et engagez-vous à les utiliser. Avec dévouement, temps et pratique, vous apprendrez à vous concentrer plus efficacement. Et la grande chose à propos de vous casser de vos habitudes multitâches est que ses avantages sont évidents et substantiels.
