Appareils mobiles et réunions

Il y a quelques semaines, je me trouvais à l'extérieur du bureau d'un petit client de biz pour animer une séance de stratégie de marketing. Au début, tout le monde dans la pièce vérifiait constamment leurs téléphones portables pour trouver des e-mails, envoyer des SMS et essayer d'être à la fois dans la réunion et de travailler en même temps.

Quand j'ai suggéré que nous allions plus loin dans un laps de temps plus court en nous concentrant sur l'ordre du jour devant nous et en rangeant l'électronique pendant quelques heures, j'ai reçu des regards qui criaient de «Vous plaisantez sûrement», "Hérétique!"

"J'ai besoin de vérifier mon email", a bégayé un participant. "Je suis à la date limite pour un projet", a dit un autre, levant à peine les yeux de son clavier pour faire valoir son point de vue. "Mais nous répondons toujours à nos téléphones, même dans les réunions", a déclaré un autre.

Je vais vous épargner les détails laids, mais ce qui s'est ensuivi a été une discussion sur la façon dont l'utilisation constante de la technologie influe sur notre objectif (d'où la productivité) et même notre santé mentale.

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Il semble que les choses soient devenues si incontrôlables, qu'un sondage réalisé par Harris Interactive en juin 2011 par Qumu ait révélé que 62% des sondés croyaient que pendant les réunions de travail, leurs collègues jetaient un coup d'œil sur leurs appareils mobiles. Voici ce qu'ils pensaient se passer chez leurs collègues:

47% – Caché leur appareil mobile sous la table
42% – Ils se sont excusés pour aller aux toilettes
35% – Caché leur appareil mobile dans leurs dossiers / cahiers / documents
9% – Prétendu à attacher leurs chaussures
8% – Créé une distraction

Il est intéressant de noter que 37% des personnes interrogées ne pensaient pas qu'il était nécessaire de jeter un coup d'œil furtif – ils pensaient que les gens regarderaient simplement leurs appareils mobiles à la vue de tous. C'est une pente glissante, et il semble que l'embarras de ne pas accorder toute l'attention à une réunion a été éclipsé par l'importance auto-justifiée d'être connecté – quoi qu'il arrive.

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Le vrai problème avec toute cette folie mobile, c'est qu'elle peut avoir un lourd tribut sur nos relations avec les autres au travail et s'est avérée réduire considérablement notre productivité.

Dans une étude, l'Institute of Psychiatry de l'Université de Londres a constaté que lorsque les travailleurs jonglent constamment avec les courriels, les appels téléphoniques et les messages textes, leurs QI chutent de 10 points.

Une autre étude réalisée par Rubinstein, Meyer et Evans a montré que lorsque les gens passaient d'une tâche à l'autre, il y avait une perte substantielle d'efficacité et de précision, dans certains cas jusqu'à 50%.

D'après mon expérience, les petites entreprises souffrent tout autant que les grandes entreprises de la vérification constante des téléphones cellulaires lors de réunions importantes et même de conversations individuelles.

Et tandis que les grandes entreprises ont un groupe beaucoup plus important de personnel pour amortir l'impact, les petites entreprises sont par nature limitées sur les ressources humaines et doivent tirer le meilleur parti de leur productivité.

Mais la plupart d'entre nous n'ont pas besoin d'une étude pour nous dire ce que nous voyons tous les jours sous les yeux – que la distraction est mauvaise pour les affaires. Donc, si vous êtes prêt à sauter le pas et à lâcher votre appareil mobile lors des réunions, voici quelques façons de vous éloigner du téléphone portable et de vous confronter à votre objectif.

• Adoptez la politique de l'entreprise de ne pas utiliser les téléphones cellulaires pendant les déjeuners d'affaires, les rencontres individuelles avec le personnel et les clients ou les réunions en groupe.

• N'introduisez pas votre ordinateur dans des réunions pour la prise de notes. Au lieu de cela, utilisez un appareil d'enregistrement ou prendre des notes à l'ancienne – sur papier avec un stylo. Si vous avez besoin d'utiliser votre ordinateur pour prendre des notes, utilisez un logiciel pour vous protéger de votre courriel pendant la durée de la réunion.

• Créez une boîte de collecte de téléphone portable et rassemblez tous les téléphones portables au début des réunions et remettez-les à la fin.

Si tout cela ne vous donne pas envie de jeter votre téléphone portable par la fenêtre lors de votre prochaine réunion, considérez ce rapport de TeleNav où un tiers d'entre nous préfèrerait renoncer au sexe plutôt qu'à une partie – même brièvement – de nos téléphones.

En quoi l'utilisation des téléphones portables lors des réunions a-t-elle eu un impact sur votre productivité? Nous aimerions entendre vos commentaires.

Karen Leland est une journaliste pigiste, auteure à succès et présidente de Sterling Marketing Group. Elle aide les entreprises à créer des contenus époustouflants et à négocier le monde branché du paysage médiatique actuel grâce aux pratiques marketing modernes, au développement des affaires, aux relations publiques et aux médias sociaux. Elle écrit une chronique hebdomadaire sur les petites entreprises pourXero.com, un logiciel de comptabilité en ligne pour les petites entreprises. Pour des questions ou des commentaires, s'il vous plaît contactez-la à [email protected].