La psychologie des réunions

Source: Laura Weis avec permission

Les réunions fréquemment «prennent des minutes et gaspillent des heures» . Habituellement, les trois quarts ou plus de la journée d'un cadre supérieur peuvent être occupés par des réunions. Malgré un profond cynisme quant à leur productivité et à leur utilité, ils demeurent la majeure partie de la journée des cadres supérieurs. Beaucoup d'appelants ont été expulsés avec la simple phrase «Il est dans une réunion».

Les réunions ont peu ou rien à voir avec la qualité de la prise de décision ou la communication de l'information. Leurs deux fonctions principales sont tout simplement d'abord la diffusion de la responsabilité et ensuite l' acceptation de la décision . Ils sont là pour s'assurer que toutes les personnes présentes assument le même blâme et la responsabilité de la décision (surtout si cela ne va pas).

La frustration avec le gaspillage de temps et d'effort des réunions a conduit diverses organisations à tenter de mettre en œuvre certaines stratégies pour les améliorer. Certains suivent une structure . Ainsi, toutes les réunions commencent avec les attentes et se terminent avec des avantages et des préoccupations .

Certains tentent de choquer avec efficacité en calculant un retour sur investissement pour toutes les réunions en calculant le coût réel ( en argent) de la réunion. Cela implique de calculer les salaires des personnes présentes par heure et de totaliser le tout. Comment calculer l'investissement? C'est étonnamment facile. En moyenne, les gens travaillent environ 100 000 minutes par an. Ceci est calculé sur une période de ± 8 heures, 220 jours ouvrables. Donc, si une personne est payée 50 000 $ par année, elle coûte 50c par minute.

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Une mode récente consiste à coder les réunions au préalable pour indiquer le type et la quantité de comportements verbaux et non verbaux acceptables et inacceptables lors de la réunion. Certains aiment suivre les catégories d'alerte du noir au rouge utilisées par la police et les services de sécurité. D'autres aiment un système de feu de circulation simple. Mais le problème avec ces deux arrangements est qu'ils apportent des associations conceptuelles. Donc, un simple à cinq avec des couleurs variées fonctionne le mieux.

Cela commence par un critère comme le niveau de contribution ou le niveau de soutien. La couleur ou le nombre choisi pour la réunion indique le comportement souhaité. Ainsi, un nombre élevé pourrait indiquer l'attente que tout le monde va «s'interrompre» régulièrement. Un nombre bas signifie que la réunion concerne davantage la réception d'informations.,

Ce système est généralement utilisé pour trois types de problèmes. Le premier concerne le processus et non le contenu. C'est-à-dire, comment les participants se traitent les uns les autres. Dans le remue-méninges, il existe des règles très claires sur la non-critique des idées des autres; sur la valorisation de la quantité par rapport à la qualité; à propos de piggy-backing acceptable sur les idées de quelqu'un d'autre. La même chose s'applique ici.

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Certaines prescriptions de processus concernent la politesse. D'autres concernent des choses simples comme la durée de la parole, ou même la façon de prendre la parole en premier lieu. Ainsi, une réunion verte peut indiquer que ce qui est requis est une interjection courte et nette. Une réunion bleue peut indiquer qu'il est acceptable de développer une idée.

Certaines réunions peuvent prescrire d'autres interdire l'humour – toujours une question dangereuse. Les blagues peuvent alléger, mais peuvent aussi offenser. Ils peuvent introduire une légèreté inappropriée lorsque la gravité est requise. Une règle utile concerne la critique. Une réunion bleue peut indiquer aucune critique; critique verte de certaines caractéristiques; jaune qu'aucune critique n'est permise à moins qu'une alternative réalisable soit évidente; et rouge tout peut être dit.

Mais plus important encore, le système peut être appliqué au contenu. Ainsi, la règle peut être sur la rupture des règles – à propos de vraiment sortir des sentiers battus; à propos de la réforme radicale et pas seulement de l'adaptation. Les règles indiquées par des couleurs peuvent mettre certaines choses hors limites. L'un des avantages du système est qu'il définit les attentes à l'avance. C'est un peu comme un code vestimentaire – cravate noire, chic décontracté, habillé. La règle en dit long sur la manière dont la réunion devrait se dérouler et, par conséquent, sur son résultat.

Les comportements non verbaux lors des réunions sont particulièrement importants. Ceci est souvent fonction des caractéristiques physiques de la salle de réunion et de l'espace. Est-ce fait debout ou assis? Y a-t-il une table? tout le monde peut-il se voir? Quels sont les rangs des personnes présentes? quels sujets sont discutés; quels sont les agendas cachés, etc? Les comportements sont les plus intéressants lorsqu'ils changent et les indices d'anxiété attirent aussi l'attention.

D'abord, il y a le contact visuel: qui regarde qui et le plus souvent et quand les parties évitent le contact visuel. C'est généralement un indice d'inconfort.

Deuxièmement, il y a une posture qui reflète à quel point les gens sont tendus ou détendus.

Troisièmement, les réunions peuvent montrer beaucoup de déplacement en remuant , comme le tapotement des pieds, la traction des cheveux, etc. quand les gens s'ennuient, sont frustrés ou essayent (sans succès) d'avoir l'air détendu et concentré.

Cherchez aussi un bâillement de déplacement. On sait que les personnes confrontées à une tâche fastidieuse baillent souvent ou se sentent soudain extrêmement fatiguées ou endormies. Desmond Morris, le psychologue évolutionniste, a rapporté un curieux cas de soldats ressentant une énorme envie de dormir immédiatement après qu'on leur ait dit de se lancer dans une attaque. Il explique que ce comportement n'était pas un produit de fatigue physique, mais une réaction de déplacement à une situation menaçante.

L'orientation peut changer pendant les réunions lorsque les gens repoussent leur chaise ou la tournent pour faire face à quelqu'un en tournant le dos à quelqu'un d'autre. Assurez-vous d'avoir choisi votre siège stratégiquement lorsque vous essayez de faire passer votre agenda dans une réunion. Nous savons que siéger en face de l'autre partie implique la concurrence et l'antagonisme. La coopération peut, au contraire, être instillée par la proximité physique et le placement côte à côte. La personne qui est persuadée lors d'une réunion est plus susceptible d'être d'accord si elle est physiquement entourée par les membres de l'autre camp. Certes, tout en poussant littéralement votre cas, vous devriez être au courant du comportement de l'autre partie. S'ils sont de plus en plus mal à l'aise avec le réglage, ils essaieraient de s'en éloigner.

L'utilisation de gestes peut être particulièrement révélatrice lorsque les locuteurs utilisent des gestes répétitifs, inappropriés ou maladroits pour indiquer des signes d'accord. Certains signaux peuvent également être en conflit les uns avec les autres. Par exemple, sourire, un signe général de joie et d'accord, qui est accompagné par l'aversion de la tête et repoussant le, disons, rapport, ne correspondent pas. Nous savons que les personnes qui sont d'accord affichent un groupe de certains gestes pour indiquer leur communauté, et chacun des comportements de ce groupe renforce le même message. S'il y a un signe qui ne correspond pas au schéma général, cela peut signaler une ambivalence ou, en fait, une contradiction interne à ce qui est dit.

Conseils généraux

Il existe de nombreux sites Web et livres d'affaires qui donnent des conseils sur la gestion d'une réunion. Voilà quelque

1. Planifiez et distribuez toujours un ordre du jour avant les réunions. Faites en sorte que tout le monde soit d'accord à l'avance sur les résultats de la réunion. Prendre en charge le programme et les résultats. Soyez clair pourquoi certains sont et ne le sont pas. Donner une idée de la durée de la réunion.

2.Get à la réunion d'abord. Choisissez une place à la fin d'une table (tête symbolique). Avoir une politique sur les gens qui arrivent en retard. Certains ignorent, d'autres humilient, d'autres encore ignorent. À un moment donné, cela nécessite une discussion

3.Si la réunion n'a pas de président officiel, présidez-le vous-même.

4. Soyez le premier à commencer la partie formelle de la réunion, le truc habituel sur les minutes de la dernière réunion.

5. Assurez-vous de noter les éléments de l'ordre du jour et mettez-les de côté pour suggérer plus tard que s'ils ne sont pas couverts pendant la réunion, ils peuvent être couverts à la fin. Il est très facile de faire l'objet d'un suivi. Tenez-vous à l'ordre du jour.

6. Retournez à "autres articles" à la fin. Les gens se fatiguent: certains suggèrent que vous mettiez les éléments controversés plus tard dans la réunion quand les gens sont plus "moelleux".

7. Faites attention à ceux qui sont assoiffés de pouvoir en essayant de vous «déloger». Restez calme et respectez le plan

8. Gérer à la fois les non-conformistes: dire quand les gens sont déraisonnables, abusifs ou manipulateurs

9. Si les gens sortent, envoyez-les immédiatement par la suite pour faire le suivi de la question.

10.Suivre la réunion en confirmant ce que vous avez accepté et qui doit faire quoi. Demandez aux autres d'accuser réception de la confirmation par courriel des plans d'action.

11.Écoutez attentivement ce qui est dit ou non dit. Répétez la question ou la déclaration faite, en demandant des éclaircissements que vous avez compris.

12.Obtenez les personnes les plus difficiles à faire un résumé de la réunion: ce qui a été convenu, etc. Ne partez pas jusqu'à ce qu'il y ait un accord à ce sujet.