Rien ne draine le bonheur plus vite qu'une longue réunion improductive. Tu es ennuyé; vous n'obtenez rien les courriels s'accumulent pendant que vous êtes assis, pris au piège. Pensez-y: si vous supprimez seulement une heure de réunion par semaine, vous aurez une semaine de plus pour travailler – ou vous amuser – d'ici la fin de l'année.
D'un autre côté, je ne suis pas d'accord avec les gens qui prétendent que nous ne devrions pas avoir de réunions. Une réunion productive peut être extrêmement utile, faire gagner beaucoup de temps et même être exaltante.
Voici quelques stratégies que j'essaie de déployer:
1. Très évident: Commencez à l'heure, et finissez à temps . Une fois que les gens constatent que les réunions commencent tard, la mauvaise habitude se développe, parce que les gens voient que cela ne sert à rien de se montrer rapidement. Voici une solution: un ami a travaillé dans un cabinet d'avocats qui a infligé une amende de 100 $ à ses partenaires s'ils étaient en retard à une réunion, ce qui s'est avéré très efficace. Si la réunion doit durer longtemps, dites: «Nous n'avons pas terminé avec les sept points, alors tout le monde peut-il rester quinze minutes de plus pour conclure?» De cette façon, les gens savent que la fin est en vue.
2. En même temps, rappelez-vous qu'il est utile de passer un peu de temps en bavardage . Pendant longtemps, je ne croyais pas que c'était vrai, et j'ai essayé d'être hyper-efficace, mais maintenant je me rends compte qu'il est important – et productif – que les gens puissent avoir une chance de s'identifier à un niveau personnel. Les gens ont besoin de construire des amitiés, ils ont besoin d'une chance de montrer leur personnalité, ils doivent établir un rapport. Les réunions sont très importantes pour ce processus.
3. Si certaines personnes hésitent à intervenir ou à cesser de parler si elles sont interrompues, trouvez un moyen de les attirer . La capacité de saisir le plancher ne correspond pas nécessairement à la capacité de contribuer.
4. Mon père m'a un jour donné un conseil brillant: « Si vous êtes prêt à prendre la responsabilité, les gens vous donneront la responsabilité .» Les réunions impliquent souvent des reproches et des reproches, et même si ce n'est pas agréable à accepter blâmer, c'est un aspect nécessaire de la prise de responsabilité (si mérité, bien sûr). Prouver le point de vue de mon père, une de mes meilleures expériences de réunion a été un moment où j'ai été blâmé – à juste titre – pour quelque chose fait par une équipe de personnes travaillant avec moi. Cela a fini par augmenter considérablement ma crédibilité organisationnelle de tous les côtés.
5. Partager le crédit . Avec la faute, une réunion est aussi un excellent endroit pour donner du crédit aux gens. Soyez rapide pour souligner un excellent travail ou pour demander une salve d'applaudissements à un collègue. Les gens agissent souvent comme si le crédit est un produit à somme nulle, et s'ils partagent le crédit, ils obtiendront moins eux-mêmes. D'après ce que j'ai vu, partager le crédit non seulement ne diminue pas le nombre d'étoiles d'or que vous obtenez, mais ajoute à eux – parce que les gens admirent tellement la capacité de donner du crédit. (Junkie d'or d'or que je suis, je fais attention dans ce domaine.)
6. Rendre les gens stupides n'est pas productif, et ce n'est pas gentil . Un ami a une bonne suggestion: "Soyez joyeusement, impersonnellement décisif."
7. Avoir un ordre du jour et s'y tenir . Si possible, faites circuler l'ordre du jour à l'avance, ainsi que tout ce qui doit être lu pour préparer la réunion. Assurez-vous que les gens sachent s'ils doivent apporter quelque chose. Sûr les mêmes lignes…
8. N'allez jamais à une réunion si vous ne savez pas pourquoi vous êtes censé être là ! Cela semble évident, mais c'est une situation qui se présente étonnamment fréquemment. Je viens de faire cette erreur récemment.
9. Les réunions régulières devraient être aussi courtes que possible et très structurées . Avoir des règles pour annuler la réunion si nécessaire – si tel n'est pas le cas, si seulement un certain nombre de personnes peuvent y assister, etc.
10. Ne dites pas des choses qui vont miner ou contrarier les autres . Devine quoi? Il s'avère qu'ils remarquent cela, et ils ne l'apprécient pas. Si vous vous demandez si vous êtes un délinquant, vérifiez-vous contre cette liste.
11. Si une réunion est longue, planifiez des pauses lorsque les utilisateurs peuvent consulter leurs e-mails et leurs téléphones . Dans le cas contraire, ils sont très distraits en pensant qu'ils ont été hors de contact depuis trop longtemps (pour certaines personnes, cela prend environ dix minutes), et ils commencent à envoyer des courriels sous la table. Comme si personne ne le remarquerait. Ce qu'ils font.
12. Les réunions devraient rester très ciblées . Si les gens veulent avoir l'occasion de discuter de questions secondaires, de problèmes théoriques ou de questions philosophiques qui ne sont pas pertinentes aux fins de la réunion, ils devraient se rencontrer séparément.
13. Voici une solution radicale: pas de chaises . Dans l'excellent livre de Bob Sutton, The No No ****** Rule, (écrit de cette manière non pas par prudence mais pour éviter les spamblockers), il montre une étude qui montre que les gens dans les réunions où tout le monde prend 34% de temps en moins pour prendre une décision assignée, avec des décisions qui étaient aussi bonnes que celles faites par les groupes qui étaient assis.
14. Peut-être le plus important: Soyez très précis sur les «points d'action» (pour utiliser le terme business-school). Qui accepte de faire quoi, quand? Assurez-vous que quelqu'un se tient au courant de ce qui est censé se produire à la suite de la réunion, et à la fin de la réunion, passez en revue ces éléments afin qu'ils soient parfaitement clairs pour tout le monde. Je ne quitte plus jamais une réunion sans ma propre liste de ce que j'ai besoin de faire, pour qui et quand.
Qu'est-ce que je rate? Quelles sont les autres stratégies pour améliorer les réunions?
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