Les 3 meilleurs secrets des maîtres communicateurs

Source: Ian Schroeder / Unsplash

Lorsque Jared est entré dans une réunion pour discuter d'une nouvelle approche marketing pour un produit, la conversation n'a pas bien joué. Cinq minutes après le début du dialogue, la chef de produit, Françoise, a commencé à l'interrompre avec des questions qu'il avait l'intention d'aborder plus tard sur le terrain. Comme la conversation s'écoulait des rails, Jared lutta pour garder un comportement calme, alors que Françoise faisait du multitâche; Jared regarda avec frustration alors qu'elle envoyait au moins cinq textos pendant leur altercation. Jared a quitté la réunion se sentir déprimé et démoralisé. Françoise se sentait fatiguée et irritée – elle n'avait pas le temps de s'asseoir à travers une présentation mal pensée. Il y avait trop d'autre travail à faire!

Nous avons tous connu des effondrements de communication similaires à ceux de Jared. Peut-être étiez-vous Jared ou Françoise dans le scénario. Au moment où vous vous êtes éloigné de la conversation, vous auriez pu couper la tension avec un couteau. Et votre agenda ne s'est pas déroulé comme vous l'espériez. Vous avez fini par porter la conversation avec vous. Cela a pesé lourd dans votre esprit, ajoutant plus de stress à votre charge de travail. Pour des gens comme Jared et Françoise, il faut beaucoup plus de temps et d'efforts pour se remettre d'une panne de communication que d'en éviter une en premier lieu.

La recherche suggère qu'il y a trois choses que vous pouvez faire pour éviter les pannes de communication comme celle-ci.

1. Soyez présent (vraiment)

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Que nous entrions dans une réunion, rédigions une proposition importante ou nous assistions face à face avec un partenaire romantique, notre attention peut facilement être détournée, surtout lorsque notre esprit vagabonde 50% du temps, comme le suggère la recherche. Ajoutez à cela des douzaines d'e-mails, de SMS, d'appels et de messages instantanés que nous recevons toutes les heures, et rester concentré est d'autant plus difficile. Une fois que nous sommes interrompus, il faut du temps et des efforts pour se recentrer. Le multitâche, en particulier avec les médias numériques, peut avoir un effet négatif sur notre capacité mentale et affecter notre productivité, comme l'indique une étude de Stanford.

Pourtant, la recherche suggère que la clé du charisme et de la connexion est la présence – cette capacité spéciale à faire sentir aux gens qu'ils sont la seule personne dans la pièce (pour plus de détails et de charisme comment, consultez la piste du bonheur.)

Étant donné nos horaires chargés et les nombreux messages et courriels, trop souvent, nous ne sommes tout simplement pas présents avec les gens en face de nous. Nous pensons à quelque chose qui est arrivé plus tôt ou à un article que nous venons de lire ou à une conversation téléphonique que nous venons d'avoir. Notre esprit est ailleurs. Plus nous pouvons amener notre esprit vagabond vers le présent, plus il devient facile et naturel de se connecter, d'écouter, d'être ouvert et authentique.

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Pour vous aider à rester présent lors d'une réunion ou d'une conversation, éloignez-vous de votre ordinateur et mettez votre téléphone en mode avion. Encore mieux, laissez votre téléphone à votre bureau. La simple présence d'un téléphone lors d'une réunion peut rendre les gens moins connectés, ce qui nuit à votre capacité de communiquer avec succès.

Si vous avez un moment ou deux avant la réunion, plutôt que d'essayer d'envoyer quelques courriels supplémentaires, méditez ou faites des exercices respiratoires apaisants. Videz votre esprit pour être pleinement présent, attentif et habile. Même si vous n'avez qu'une seconde avant de répondre à un téléphone qui sonne ou de marcher dans une salle de conférence, faites une pause et respirez profondément. Une suggestion simple mais puissante que Thich Nhat Hanh fait dans son livre A Year to Clear, prendre les deux premiers anneaux comme une occasion de sourire avant de décrocher. La recherche montre que le simple fait de sourire vous détend et vous fait vous sentir mieux – et la personne de l'autre ligne réagira probablement en conséquence.

2. Écoutez plus

Cette sagesse existe depuis longtemps: «Nous avons deux oreilles et une bouche, alors nous devrions écouter plus que ce que nous disons.» Cette citation est attribuée au philosophe stoïcien Zénon de Citium. Soyez vraiment curieux et intéressé par ce qui est dit, même si vous ne l'êtes pas au départ. Faites attention aux indices: La personne passe-t-elle beaucoup de temps sur un point particulier? Est-ce qu'elle devient plus animée à des moments précis et moins à d'autres? Ecouter davantage et avec curiosité vous aide non seulement à mieux vous connecter et à comprendre ce qui est dit, mais fournit également des informations précieuses sur la façon dont vous pouvez encadrer votre réponse et naviguer dans la conversation. Cela peut vous aider à vous concentrer sur les sujets qui passionnent votre collègue. Apprendre à les connaître vous aidera à voir leur point de vue et arriver à un accord qui répond aux besoins de chacun. De ce lieu d'écoute active, votre conversation avancera de manière plus constructive.

Ce type de conversation pourrait aussi vous apprendre quelque chose. Henry Elkus, PDG d'Helena, a créé un espace pour entendre les commentaires de tous les membres de son entreprise, même les stagiaires. Grâce à cette ouverture, l'un de ses stagiaires a contribué à améliorer considérablement la direction que prendrait son organisation. "Le stagiaire m'a sauvé, ainsi que le reste de notre équipe, du temps et de l'énergie gaspillés que nous aurions pu dépenser en suivant une voie sous-optimale", a déclaré Elkus. (Pour en savoir plus sur le pouvoir d'être calme, ne manquez pas le livre à succès de Susan Cain sur le sujet)

3. Soyez ouvert

La communication implique l'échange de points de vue, parfois de positions opposées. À moins d'ouvrir votre esprit à la perspective d'un autre, un terrain d'entente peut être difficile à trouver. Et trouver un terrain d'entente nous oblige à écouter afin de vraiment considérer la position de quelqu'un.

Être ouvert d'esprit parfois peut vous obliger à être ouvert à l'erreur. Elkus a créé une culture d'entreprise dans laquelle le débat est ouvertement valorisé et encouragé; Dans cette culture, la rétroaction ne se fait pas seulement de haut en bas, mais aussi de bas en haut. Bien que ce type de culture soit difficile pour lui en tant que leader, il s'est avéré extrêmement bénéfique: «Une culture dans laquelle même les stagiaires peuvent se sentir libres d'opter contre vous signifie s'ouvrir à la mauvaise réponse, souvent publiquement. En effet, cette situation exacte m'est arrivée, plus d'une fois! Mais un interne qui me défie si directement – et qui a raison – a une immense valeur. En tant que PDG, j'ai été averti que ce modèle menacerait mon propre pouvoir au sein de l'organisation. En fait, j'étais mal à l'aise et j'ai été fortement défié. Mais l'inconfort en valait la peine. L'approche de la rétroaction collective était cruciale pour améliorer notre stratégie. Et parce que chaque employé pouvait se sentir impliqué dans la création de notre plan, ils étaient beaucoup plus motivés pour l'exécuter. "

Pendant que quelqu'un parle, remarquez: pensez-vous déjà à votre réfutation? Répondez-vous par un «oui» suivi d'un «mais» immédiat? Ou avez-vous déjà interrompu? Soyez ouvert à la perspective d'une autre personne. Si vous craignez de ne pas avoir la réponse parfaite, vous pouvez toujours dire: «Je n'y avais jamais pensé avant. Pouvez-vous me donner un jour ou deux pour y réfléchir? »À notre connaissance, personne ne s'est jamais plaint de quelqu'un qui écoutait ce qu'il avait dit et prenait un peu plus de temps pour l'analyser et y répondre de façon réfléchie.

Au fil du temps, écouter ouvertement et attentivement les autres aide à cultiver la confiance. Comme Adam Grant a puissamment soutenu dans son livre à succès Give & Take du New York Times, nous préférons interagir et travailler avec des gens de confiance et qui sont gentils. Réfléchissez à vos expériences: Plus vous vous sentez connecté à quelqu'un, plus vous avez tendance à faire confiance à cette personne, et plus il devient facile de parler. Cela contribue à un sentiment de sécurité psychologique, qui selon une étude de Google est la clé de la réussite des équipes. La capacité de prendre des risques et de parler peut faire la différence entre contrecarrer une erreur ou en tirer des leçons. En fin de compte, tout le monde en profite.

Cet article a d'abord été publié dans Harvard Business Review et a été rédigé avec Jennifer Stevenson, de l'Institut TLEX.

Source: HarperOne

Pour en savoir plus sur la communication puissante, le bonheur au travail et le charisme, consultez The Happiness Track .