Combien de fois avez-vous essayé d'atteindre un client, un collègue ou un partenaire commercial uniquement pour être redirigé directement vers sa boîte vocale? Combien d'appels avez-vous laissé aller à la boîte vocale? Dans nos vies occupées, nous pouvons passer plus de temps à écouter des enregistrements électroniques de voix plutôt que les voix elles-mêmes. Le message que vous avez enregistré pour saluer les appelants est souvent votre première chance de faire une impression, il est donc important que ce soit une bonne idée.
Je voyage souvent de et vers les dédicaces de livres, les apparitions médiatiques et les concerts en public, de sorte que plus d'appels sont envoyés à la messagerie vocale que je le voudrais. Quand les gens ne peuvent pas m'atteindre au téléphone, ils entendent: «Bonjour, vous avez atteint Janine (pause) Driver. Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un message détaillé afin que je puisse vous répondre et vous donner toute mon attention. "
Ce message accomplit quelques objectifs. Tout d'abord, la pause entre le prénom et le nom garantit aux appelants de comprendre les deux, et signale également aux gens que vous êtes quelqu'un d'important. Essayez-le – dites votre nom avec une pause de deux ou trois secondes entre votre prénom et votre nom. Cela donne l'impression que votre nom apparaît quelque part dans les lumières! C'est simple, mais ça fonctionne. Une fois quand je me suis présenté de cette façon à un client, énonçant les deux noms et faisant une pause ("Mon nom est Ja-neuf (pause, pause) Dri-ver") le client a dit, "Wow! Ouais je suppose que vous êtes Janine Driver! "Si vous avez du mal à attendre à temps plein ou si cela vous semble gênant, essayez de dire votre deuxième prénom dans votre tête pendant que vous faites une pause. Rappelez-vous, quand nous sommes nerveux, nous augmentons souvent notre rythme de parole, alors entraînez-vous avec une pause légèrement plus longue que celle que vous utiliserez sur votre message vocal ou lorsque vous vous présenterez.
Deuxièmement, je souligne que je veux donner à mon interlocuteur toute mon attention. Quand vous faites cela, c'est comme si vous leur disiez: «Ce n'est pas que vous ne soyez pas important pour moi, c'est que vous êtes si important pour moi que je veux attendre un moment où je peux me concentrer entièrement sur votre préoccupations. "
Troisièmement, je ne me suis pas excusé. Vous n'avez pas besoin de vous excuser d'être occupé par votre travail. Si vous le faites, cela peut sembler peu sincère et vous rendre même faible. Si vous ne vous excusez pas, il vous suffit de fournir à l'appelant d'autres options pour vous contacter à la place (pas assez pour les submerger).
N'hésitez pas à copier mon message d'accueil de la boîte vocale, ou choisissez parmi ces autres exemples (et laissez vos propres suggestions dans la section des commentaires!):
"Vous avez atteint ________. Laissez-moi vos informations détaillées et votre méthode de contact préférée afin que je puisse être sûr de prendre contact avec vous dès que possible. "
"Ceci est la boîte vocale de ________. Veuillez laisser votre nom, un bref message et un numéro de téléphone. Je vous contacterai dès le premier moment où je serai libre de me concentrer sur vous . "
"Vous avez atteint _______. Je suis occupé en ce moment, mais s'il vous plaît laissez votre numéro et un bref message ou envoyez-moi un courriel à ________ si vous préférez être plus approfondie. Je reviendrai vers vous dès que possible. "
"Ceci est la boîte vocale de ______. Soit je suis hors du bureau ou au téléphone, en tout cas, donnez-moi votre nom, numéro, et un message et s'attendre à un rappel rapide. Merci."
L'impression que vous laissez avec votre boîte vocale est peut-être votre première, alors faites-la durer!
Crédit photo: photostream de garrettc .
