Quatre Organisations "Péchés" pour Commettre Commettre sur But

Conscience coupable des mauvaises habitudes d'organisation? L'informatique peut vous absoudre.

Source: Chansonnette / Flickr

L'informatique est blâmée pour une grande partie de notre douleur psychologique moderne. Son obsession de l'automatisation a rendu nos carrières plus précaires. Son succès à nous connecter tous ensemble a également augmenté notre anxiété en nous mettant en concurrence avec les meilleurs fournisseurs de nos compétences et services dans le monde entier. Et ses gadgets détournent souvent notre attention de la chair et du sang des autres dans la pièce et vers ses nombreux écrans.

Du bon côté des choses, cela nous a rendus plus productifs, nous a rapprochés de plus en plus de nos amis et de notre famille éloignés et a considérablement élargi nos options de divertissement.

Et l'informatique a également fourni un autre prix de consolation, moins évident. Cela peut nous aider à réduire la quantité de culpabilité que nous ressentons à cause de la désorganisation, et cela peut se faire d'au moins deux façons.

Tout d'abord, les informaticiens ont découvert que certaines de nos habitudes d'organisation «les plus paresseuses» sont en réalité assez proches de l'optimum. Et cela signifie que nous pouvons continuer à être paresseux, mais sans toute la culpabilité!

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Et deuxièmement, dans certains des endroits où nous pourrions être mieux organisés, nous pouvons utiliser certaines de leurs astuces de stockage et de récupération de données super simples.

Voici quatre "péchés" d'organisation dont nous devrions nous inquiéter moins et peut-être même commencer à commettre exprès:

1. Boîtes dans votre garage, grenier ou sous-sol

Source: Joe Crawford / Flickr

Beaucoup d'entre nous ont des boîtes dans nos garages, greniers ou sous-sols. Et nous nous sentons coupables à ce sujet. Et sérieusement, pourquoi tenons-nous à cela? Et qu'est-ce qu'il y a dans ces boîtes?

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L'informatique nous dit de nous détendre. Avoir des boîtes dans nos garages est bien mieux que d'avoir tout ça dans nos espaces de vie. Et ça ne fait probablement pas de mal de rester assis là.

Garder une boîte de choses diverses dans le garage est ce que les informaticiens appelleraient une technique de «mise en cache». Un "cache" est juste un endroit pour stocker des choses. Et les caches sont utilisés pour accélérer le stockage et la récupération des données.

Dans le cas d'un ordinateur, plus sa mémoire de travail est grande, plus il faut de temps pour chercher dans cette mémoire de travail pour trouver les choses dont il a besoin. Mais plus la mémoire de travail est petite, moins il est probable que les informations nécessaires seront dans la mémoire de travail.

C'est un bon compromis à l'ancienne. Et les informaticiens ont tiré le meilleur parti de ce compromis en utilisant quelque chose appelé la mise en cache multi-niveaux. Ils gardent la mémoire de travail assez petite, donc elle peut être rapide comme l'éclair, mais suffisamment grande pour que la plupart des informations les plus courantes soient là.

Ensuite, ils stockent les informations qui sont utilisées un peu moins souvent (mais toujours assez souvent) dans un cache plus grand (et un peu plus lent).

Et les informations rarement nécessaires peuvent être stockées dans un très grand cache (le disque dur). Lorsque vous avez besoin de quelque chose de ce très gros cache, il vous faudra un certain temps (en temps d'ordinateur) pour trouver ce dont vous avez besoin, mais l'espoir est que cela n'arrivera pas très souvent.

De nombreux ordinateurs ont 5 ou 6 niveaux de mise en cache afin d'améliorer les temps de stockage et de récupération.

De même, nous pouvons penser aux boîtes dans notre garage comme un niveau de mise en cache pour nos affaires. C'est pour les choses dont nous pourrions avoir besoin au cours de l'année ou des deux prochaines années. Si nous avons besoin de quelque chose dans l'une de ces boîtes, cela peut prendre un certain temps (en temps humain) pour le trouver, mais si nous n'avons pas souvent besoin de ces choses, ce ne sera pas très compliqué. Et le petit secret sale que la plupart d'entre nous savons est que nous avons rarement besoin d'accéder aux choses dans ces boîtes dans nos garages.

La pratique de garder une boîte ou deux ou 10 dans le garage a deux gros avantages.

Premièrement, si nous nous sentons libres de mettre des choses dans des boîtes dans notre garage, cela peut réduire le nombre de choses que nous avons dans nos espaces de vie et de travail, ce qui signifie qu'il sera beaucoup plus facile de gérer ce qui compte le plus.

Deuxièmement, cette pratique permet de faire des choix plus facilement lorsque nous désencombrons. Si vous suivez la méthode de désencombrement Getting Things Done, vous allez essentiellement faire l'une des trois choses avec chaque élément: 1) le garder dans l'espace de vie / travail, 2) se débarrasser d'elle, 3) le stocker dans un un jour / peut-être ou peut-être plus tard. (L'organigramme de David Allen pour le traitement d'une boîte de réception est plus compliqué que mon glossaire, mais il peut être refactorisé à cette version plus simple pour de nombreuses raisons.)

Certains experts organisateurs ne sont pas d'accord avec cela. Ils disent que vous ne devriez toucher les choses qu'une seule fois (OTTO), et soit mettre quelque chose à sa place ou le jeter dehors.

Mais OTTO peut transformer une séance de désencombrement en un long processus de prise de décision déchirante. Et cela peut conduire à regretter si nous jetons quelque chose et réalisons plus tard que nous en avons besoin.

Une meilleure règle (si vous avez de l'espace) est: "En cas de doute, mettez-la dans une boîte dans le garage." Cela rend le désencombrement super simple. Si c'est un don évident, rangez-le. Si c'est une corbeille évidente, jetez-la. Sinon, mettez-le dans une boîte dans le garage.

Maintenant, finalement, vous voudrez vous débarrasser de certaines de ces boîtes dans le garage. Mais c'est facile aussi. Commencez avec celui qui a été le plus longtemps (peut-être deux ou trois ans), et passez par là. Les chances sont, vous aurez presque instantanément décider de se débarrasser de 90 pour cent de celui-ci. Peut-être que vous allez ramener un ou deux objets sentimentaux dans votre espace de vie. Et vous pouvez vider la poignée d'objets dont vous n'êtes toujours pas sûr dans l'une des autres cases de votre garage.

Ce conseil est-il révolutionnaire? Non. Vous le faisiez probablement déjà. Mais tu le faisais avec culpabilité. Maintenant, vous pouvez le faire exprès.

2. Piles de papiers sur votre bureau (ou papiers non triés dans une boîte de banquier).

Source: Jeffry Beall / Flickr

J'avais l'habitude de rassembler des documents tels que des relevés bancaires, des articles, des manuels de propriétaires et des formulaires fiscaux dans une boîte d'envoi et j'ai l'intention de les classer sur une base hebdomadaire. Ce qui s'est finalement passé, c'est que je les ai mis dans une boîte de banquier que j'ai traitée peut-être une fois par an, si cela. Et je me sentais toujours coupable de cette boîte non triée de documents et de manuels de propriétaires assis dans le coin de mon bureau à la maison.

Aujourd'hui, je fais à peu près la même chose, mais maintenant je ne ressens plus de culpabilité, parce que maintenant je peux le justifier. L'informatique me dit que ce comportement est en réalité assez proche de l'optimal.

Pourquoi est-il proche de l'optimal? Tu l'as deviné. C'est une forme de cache. Mais plus que cela, c'est aussi une question de la façon dont il s'organise spontanément.

"Ce n'est pas organisé, c'est juste une pile", dites-vous. Eh bien, une pile est organisée. Et c'est organisé selon un principe remarquablement efficace que Brian Christian et Tom Griffith (et beaucoup d'autres informaticiens) appellent «le moins récemment utilisé» (LRU) (signifiant que les choses les moins récemment utilisées coulent au fond).

Cela n'arrive pas très souvent, mais parfois j'ai besoin de certaines choses dans la boîte. Et j'ai découvert la même chose que les informaticiens ont découverte il y a longtemps. Je ne sais pas s'il y a une vérité universelle profonde à l'œuvre ici, ou si c'est juste une caractéristique fortuite de la nature humaine, mais ce qui suit semble être vrai dans un grand nombre de cas. Si nous ne savons rien d'autre que le fait que nous avons une pile LRU, et que nous avons besoin de quelque chose de cette pile, l'endroit le plus probable pour trouver cette chose est sur le dessus. L'endroit suivant le plus probable pour le trouver est le deuxième du haut. Etc.

Et cela signifie que lancer des choses sur le dessus après les avoir utilisées est généralement un moyen remarquablement efficace de stocker des choses. Lorsque vous effectuez une recherche dans une pile, vous recherchez une chose à la fois dans la pile. Et il arrive que les choses dont nous avons besoin sont beaucoup plus susceptibles d'être vers le haut de la pile que vers le bas. Les temps de recherche sont donc généralement assez bas.

Maintenant, si vous passez une année complète entre le dépôt comme je le fais (j'utilise la saison des impôts comme déclencheur), vous trouverez probablement que vous n'avez pas passé autant de temps à chercher des choses dans la boîte pendant l'année, et vous avez passé presque pas de temps à le stocker. En fait, si vous êtes comme moi, vous aurez passé beaucoup moins de temps à gérer vos documents papier que vous l'auriez fait si vous aviez religieusement déposé des documents tous les jours ou toutes les semaines.

Et voici un autre truc. Quand je traite ma boîte, je retourne la pile. Je trouve qu'il est plus facile de prendre des décisions sur ce qu'il faut faire avec les choses que je n'ai pas touchées depuis un an, qu'avec les choses que j'ai traitées plus récemment. En fait, une bonne partie des documents les moins récemment utilisés sont jetés à la poubelle. Quand je mets la pile à l'envers, je peux en traiter deux bons tiers en 10 ou 20 minutes. Et, si je me sens paresseux, je peux juste retourner le dernier tiers et le remettre dans la boîte, prêt à recevoir de nouvelles choses. Je peux toujours traiter ces documents l'année prochaine.

Bien sûr, votre kilométrage peut varier. Je n'ai pas besoin d'accéder à plusieurs reprises à plusieurs reprises. Si vous le faites, vous pourriez vouloir déposer un peu plus fréquemment.

3. Des vêtements "désorganisés" dans votre placard (ou des livres sur votre étagère)

Source: Quinntheislander / Pixabay

Certains experts en organisation, comme Martha Stewart, nous conseillent de ranger "like with like" dans nos placards. Mettez vos chemises à boutons avec vos chemises à boutons. Mettez vos t-shirts avec vos t-shirts. Mettez vos jupes avec vos jupes, vos pantalons avec votre pantalon, et vos jeans avec vos jeans.

Inévitablement, quelques semaines après l'organisation de nos vêtements, le schéma "like with like" se désintègre jusqu'à ce que nous ayons un étrange hybride entre organisé et aléatoire. La même chose arrive à nos livres sur nos étagères. Et quand le placard n'est pas organisé comme nous le pensons, cela peut nous rendre fou.

Il s'avère que nous pouvons utiliser la leçon de la dernière section pour faciliter l'organisation. Christian et Griffiths nous disent qu'au lieu de grouper comme avec, nous pouvons utiliser une pile pour organiser nos vêtements et nos livres. Sauf, cette fois, au lieu d'une pile verticale, nous utiliserons une pile horizontale.

Une fois que nous aurons notre linge propre sur des cintres, au lieu de mettre nos chemises à boutons avec nos chemises à boutons, nous accrocherons tous nos vêtements nouvellement nettoyés à une extrémité de notre placard (à l'avant ou à gauche, peut-être). Et, avec le temps, les vêtements que nous portons le plus souvent se concentrent magiquement vers la gauche ou l'avant du placard, et les vêtements que nous ne portons jamais se déplacent magiquement vers la droite ou l'arrière du placard.

Ensuite, si nous voulons faire des dons de vêtements chaque année, nous saurons où trouver les vêtements que nous souhaitons donner, la moitié droite ou la moitié arrière du panier.

Maintenant, si vos choix de vêtements sont fortement saisonniers, vous pourriez vouloir jouer avec un régime différent. Mais pour ceux qui ont tendance à porter des vêtements similaires mois après mois, ce système super simple est difficile à battre.

Si votre but est de passer moins de temps à ranger et récupérer des vêtements (par exemple, avoir des amis "oh" et "ahh" à quel point votre garde-robe est bien organisé), alors essayez LRU.

Je vais laisser au lecteur le soin de comprendre comment utiliser le même principe pour organiser des livres sur une étagère.

4. Courriel "désorganisé".

Source: BrennanNovak / Wikimedia Commons

Avant que Google ne lance Gmail, la plupart d'entre nous ont pris sur eux un devoir très lourd, que nous n'avons pas réussi à accomplir: organiser notre courrier électronique dans des dossiers. Si vous essayez toujours de trier vos e-mails dans des dossiers, laissez-moi essayer de vous en parler.

Gmail nous encourage à déplacer tous les e-mails que nous souhaitons conserver dans un grand fichier d'archive, plutôt qu'un ensemble de dossiers partitionnés. En d'autres termes, Google nous encourage à traiter nos archives d'email comme une grande boîte dans le garage. C'est juste un gros fichier peut-être plus tard, mais avec l'avantage que nous pouvons utiliser un ordinateur pour rechercher les choses dans la boîte.

Le seul problème avec ce système semble être que, si notre e-mail ne contient pas de mots faciles à retenir, nous pourrions avoir du mal à le trouver. La solution de Google à cela est de nous permettre de "marquer" notre document avec un crochet mémorable. Dans un sens, les étiquettes ressemblent beaucoup à des dossiers, mais elles sont différentes d'au moins deux façons importantes. Premièrement, nous n'avons pas besoin d'étiqueter quelque chose pour le retrouver plus tard. Deuxièmement, nous pouvons utiliser plusieurs tags pour un même document.

Beaucoup de gens ont un autre objectif de culpabilité: arriver à la "boîte de réception zéro".

Il y a certains avantages à accéder à la boîte de réception zéro, ce qui élimine le sentiment lancinant qu'il pourrait y avoir un courriel dans notre boîte de réception auquel nous devons encore répondre. Mais au-delà de cela, ce n'est pas aussi crucial que certaines personnes pourraient vouloir que nous pensions. Nos boîtes de réception sont déjà assez bien organisées par date de réception.

Et, si nous voulons périodiquement réduire la taille de nos boîtes de réception, il vaut mieux retourner la pile, comme nous l'avons fait avec la boîte remplie de documents du banquier. Dans ce cas, cela signifie partir du bas de notre boîte de réception et travailler vers le haut.

Si nous commençons par le bas, nous serons probablement en mesure de simplement supprimer ou archiver la plupart des courriels en bas sans prendre de décisions douloureuses. (Pensez à tous ces courriels de rappel dont les échéances sont dépassées.) Nous allons simplement supprimer et archiver, supprimer et archiver, et sortir ce courriel étrange dont nous avons encore besoin pour faire quelque chose, et nous serons aux deux tiers du remonter la boîte de réception en un rien de temps. Ensuite, c'est à nous de décider si nous voulons arriver à la boîte de réception zéro, ou si nous voulons laisser les 20 à 30 courriels les plus récents dans la boîte de réception. (Maintenant, vous pouvez probablement deviner ce que j'ai tendance à faire.)

Conclusion

Il s'avère donc que, ici et là, il est utile de détendre un peu nos standards d'organisation. Et il semble que nos cerveaux de lézards économes en énergie pourraient en savoir plus que nos cerveaux néolithiques culturellement sensibles le font parfois. Nous continuons à nous imposer des exigences d'organisation onéreuses et nous nous sentons coupables de ne pas avoir répondu à ces attentes. Mais nos cerveaux paresseux de lézard savent mieux. Et l'informatique peut le prouver.