Dans mon travail avec les PDG, les cadres supérieurs et les employés, la première plainte concerne les réunions, en particulier la perte de temps. Et même si la récession a entraîné une réduction du nombre d'employés, la demande de temps de réunion n'a pas changé. Comme l'a dit un jour l'économiste renommé John Kenneth Galbraith, «les réunions sont indispensables quand on ne veut rien faire».
Dans un sondage publié dans Industry Week, 2 000 gestionnaires ont affirmé qu'au moins 30% du temps passé aux réunions était une perte de temps. Selon une enquête réalisée par 3M Meeting Network auprès des cadres supérieurs, 25 à 50% du temps que les gens passent aux réunions est gaspillé. Et selon un sondage mené par Office Team, une division de Robert Half International, 45% des cadres interrogés ont déclaré que leurs employés seraient plus productifs si leurs entreprises interdisaient les réunions au moins une journée par semaine.
Mike Figliudo, écrivant dans SmartBrief on Leadership, a mené un sondage posant cette question: «Combien de temps passez-vous dans des réunions récurrentes?» Il a été choqué par les résultats. Trente pour cent des répondants consacrent entre 30 et 75% de leur temps à des réunions récurrentes. Il prétend qu'une grande partie de ce temps est une perte d'argent Figliudo calcule le coût en prenant la compensation annuelle totale de chacun pour les personnes à la réunion, divisant par 250 jours par an et divisant cela par 8 heures par jour. À l'aide d'un exemple d'une société typique de cadres supérieurs, une réunion mensuelle de deux heures du personnel coûtait 180 000 $ par année à l'entreprise. Figliudo demande, la productivité qui en résulte vaut l'investissement?
Et la recherche sur le cerveau peut nous fournir une autre raison de ne pas avoir de réunions. Les recherches de la psychologue de l'Université du Minnesota, Kathleen Vohs, et de ses collègues ainsi que d'autres neuroscientifiques, indiquent que nous disposons d'une quantité limitée de ressources cognitives ou de ce qu'elles appellent des «cadres». Un qu'ils deviennent épuisés, nous prenons de mauvaises décisions ou des choix. Les réunions d'affaires exigent que les gens s'engagent, se concentrent et prennent des décisions, avec peu ou pas d'attention accordée à l'épuisement des ressources cognitives finies des participants – en particulier si les réunions sont longues. Donc, si cela est vrai, les réunions de trois ou quatre heures peuvent être contre-productives.
Si les réunions sont absolument nécessaires, les dirigeants qui en sont responsables doivent à la fois gérer efficacement les réunions et être des processus de groupe compétents, ce qui, d'après mon expérience, ne permet pas à la plupart des cadres de le faire. Voici quelques conseils utiles pour les réunions:
1. Ne tenez pas de réunion sauf si vous devez le faire. Évitez les réunions récurrentes
2. Soyez clair sur le résultat et le but de la réunion.
3. Demandez à quelqu'un de diriger la réunion qui est qualifié pour le processus de groupe
4. Distribuer un ordre du jour spécifique, y compris les résultats prévus, à l'avance
5. Ne pas utiliser les réunions pour distribuer des informations ou donner des mises à jour ou un entretien de bas niveau-le faire par email
6. Tenir des réunions juste avant le déjeuner afin que les gens apprécient le temps limité
7. Utilisez des réunions stand-up sans chaises ou tables autant que possible
8. Limiter les réunions à une heure
9. Toujours commencer et terminer les réunions aux heures annoncées
La plupart des recherches montrent que les réunions peuvent être contre-productives et que les gens ne les aiment pas. Si vous devez les tenir, contrôlez-les.
