Il ne se passe pas un jour où je travaille avec des organisations sur la façon d'améliorer la communication et les relations qu'une plainte concernant les courriels est une frustration constante et un obstacle à la productivité.
Une entreprise a décidé de prendre une mesure audacieuse pour faire quelque chose à propos du problème. Leur chef de la direction, Atos Breton, prévoit de mettre en place une politique de courrier électronique «zéro» d'ici 2013. Breton affirme que 10% seulement des 200 messages électroniques que ses 74 000 employés reçoivent chaque jour dans le monde entier Être utile. «Le courriel n'est plus l'outil de communication approprié», explique Breton. «Il est temps de penser différemment.» Au lieu de cela, Breton veut que les employés d'Atos utilisent la communication électronique comme les plateformes de réseautage social telles que Facebook ou Twitter. Dans un mouvement similaire, Volkswagen Company en Allemagne a décidé d'arrêter d'envoyer des courriels à certains employés après les heures de travail.
À quel point un problème est-il sérieux? Des études telles que celles de Thomas Jackson et de ses collègues, publiées dans les journaux de la Conference of Empirical Assessment, montrent qu'il peut s'écouler plus d'une minute avant qu'une personne concentre son attention sur la tâche à accomplir après avoir été alertée nouveau courriel. Si la personne moyenne reçoit 100 courriels par jour, c'est 90 minutes par jour gaspillée en ayant à se recentrer sur le travail à portée de main.
Jonathan Spira, auteur de Overload: Trop d'informations sont dangereuses pour votre organisation , soutient que la surcharge d'informations coûte à l'économie américaine près de 1 billion de dollars en 2010; que lire et traiter seulement 100 courriels par jour peut occuper plus de 50% de la journée d'un travailleur du savoir, car il faut 5 minutes au cerveau pour se remettre sur les rails après une interruption de 30 secondes.
Nicholas Carr, auteur de The Shallows: ce qu'Internet fait à notre cerveau, et écrit dans le New York Times , affirme que le courriel était en quelque sorte une aubaine, parce qu'il nous soulageait du volume élevé et croissant des appels téléphoniques. Cependant, il soutient que le courrier électronique «a supprimé le coût, à la fois monétaire et social, de la communication personnelle».
Des études comme celle de James Katz, directeur du Centre d'études sur la communication mobile à l'Université Rutgers, ont cité le fait que la jeune génération n'utilise pas le courrier électronique pour communiquer, préférant les plateformes de médias sociaux et les textos. beaucoup plus informel.
David Allen, consultant et auteur de Getting Things Done , pense qu'il n'est pas possible d'interdire efficacement les courriels. Il prétend que les problèmes associés aux courriels ont plus à voir avec un manque de concentration dans les organisations sur la communication claire.
Amy Gallo, écrivant dans le Harvard Business Review , souligne que, bien que l'interdiction de tous les courriels ne soit pas possible, les mesures à prendre pour contrôler les courriels excessifs et improductifs et prendre des congés sabbatiques peuvent être des mesures positives.
Une chose est certaine, le volume de courriels et le recours à ces derniers comme forme de communication préférée dans les organisations deviennent de plus en plus aigus et dysfonctionnels, et la surcharge d'information est maintenant le problème numéro un dans les organisations.
