10 façons de survivre à des réunions avec des collègues difficiles

Prenez ces mesures pour éviter l’anxiété et le stress des conversations en milieu de travail.

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Que vous soyez chef d’entreprise, directeur ou employé de première ligne, vous devrez tôt ou tard rencontrer quelqu’un que vous préférez éviter. Alors que la définition d’un collègue «difficile» prend de nombreuses formes, les personnes problématiques sont généralement décrites comme étant contrariantes, pessimistes, agressives, argumentatives ou tout simplement négatives.

Lorsque nous savons qu’une réunion est nécessaire, nous la tergiversons et la reportons le plus longtemps possible dans l’espoir d’éviter l’anxiété et le stress qui accompagnent généralement la discussion. Bien que l’inconfort puisse être inévitable, il existe de nombreuses stratégies faciles à mettre en œuvre pour rendre tolérable une situation difficile, tout en améliorant simultanément vos compétences en leadership.

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Le processus de conduite de réunions efficaces dans des circonstances difficiles commence par des règles de base solides et partagées. Conduire la réunion est difficile en soi, mais lorsque vous avez des participants peu coopératifs, la tâche devient encore plus complexe. Pour optimiser les résultats et montrer votre appréciation du temps et des efforts des autres, suivez ces conseils:

Distribuez un ordre du jour et les objectifs de la réunion avant la réunion . Bien que cette suggestion puisse sembler évidente, à combien de réunions avez-vous assisté sans savoir pourquoi vous avez été invité? Lorsque les participants connaissent à l’avance le but de la réunion, la conversation peut être centrée sur les problèmes importants. Ainsi, vous ne perdez pas de temps en problèmes personnels, explicatifs, tangentiels ou exploratoires.

Définissez une heure de début et de fin de réunion spécifique. Dans la mesure du possible, respectez les délais. Si vous rencontrez plusieurs personnes, n’attendez pas que les participants en retard se présentent. Au lieu de cela, commencez la réunion à l’heure. Lorsque vous montrez du respect pour le temps des autres, ils respecteront probablement votre temps également. Valorise le temps des autres comme si c’était le tien.

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Définir les règles de participation . Parfois, ajouter de la structure à une réunion informelle peut garder les gens concentrés. En dehors d’une situation de formation, personne ne devrait assister à une réunion simplement en tant qu’observateur. Tenez tous les participants à la réunion informés de la raison pour laquelle on leur a demandé d’y assister et de ce qu’on attend d’eux pendant la réunion.

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Ecoute tout le monde . L’objectif d’une réunion devrait être une communication à double sens. Les participants, qu’ils aient des opinions valides ou injustifiées, ont besoin de la possibilité d’exprimer leurs points de vue (Harolds, 2012). Pour être certain de comprendre leurs points de vue, paraphrassez ce que dit l’individu et évitez l’évaluation ou le jugement. Comme de nombreuses grand-mères le disent, “vous avez deux oreilles et une bouche pour une raison!”

Évitez consciemment de mettre quelqu’un sur la défensive . Supposons que les idées de chacun ont un mérite et une valeur personnelle. Il est rare qu’un problème d’entreprise ou de travail ait une cause unique (Hoffman, 2017). Quand quelqu’un partage son point de vue, il partage une partie de lui-même. Encouragez la participation en évitant intentionnellement une évaluation négative de la contribution.

Modèle sincérité . Sachez que vos intérêts, votre vigilance et votre enthousiasme sont probablement contagieux. Si vous semblez désintéressé ou apathique, les autres peuvent ne pas prendre votre point de vue au sérieux. Une longue série de recherches indique que l’enthousiasme des responsables, et en particulier des éducateurs, influence directement la motivation des autres à participer, tout en stimulant indirectement les résultats de l’apprentissage (Keller, Hoy, Goetz et Frenzel, 2016).

Tenir des registres de discussion . Si vous animez une réunion, écrivez les principaux points discutés sur un tableau à feuilles mobiles ou sur un tableau que tout le monde peut voir. Si quelqu’un pose une question, répétez ou reformulez l’enquête avant de fournir une réponse. Il ne fait donc aucun doute que la question a été entendue et est comprise par tous les participants.

Confirmez les discussions avec un suivi écrit . Bien que fastidieuse, chaque réunion devrait inclure un résumé de ce qui a été discuté et convenu lors de la réunion. Un courriel rapide après la réunion, contenant les mots «Comme nous en avons discuté…» ou «Comme nous avons convenu des mesures suivantes…», est suffisant pour commémorer la réunion. Le suivi écrit doit indiquer qui est responsable de chaque tâche et inclure les dates d’échéance pour les produits livrables dans la mesure du possible.

Modèle d’égalité dans le «temps d’antenne». Les conversations et les réunions doivent viser une participation équilibrée. Ne soyez pas un cochon de réunion et parlez une quantité de temps inappropriée. Si vous êtes l’animateur de la réunion, impliquez les autres en posant des questions approfondies, en demandant des éclaircissements sur des points importants ou en sollicitant les commentaires des participants. Limitez votre participation personnelle à moins de 50% du temps de réunion.

Ne semble pas dédaigneux. Ne regardez pas votre montre, votre téléphone ou votre ordinateur pendant une réunion. Faites attention aux participants. En plus des violences verbales ou des conférences lors d’une réunion, rien n’est plus démoralisant ou condescendant que de ne pas accorder toute votre attention à la personne qui parle. Ne vous attendez pas à ce que des individus qui se croient marginalisés au cours d’une réunion se sentent respectés ou se soumettent à l’observance.

Reconnaissez la diversité de votre public . Certaines personnes ont préféré des styles de communication reflétant leur perception de celles des autres participants à la réunion. Les gens peuvent inconsciemment dépeindre certains rôles pour se sentir plus confiants ou à l’aise. Certaines dispositions communes de réunion incluent:

Rester silencieux – Ces personnes peuvent avoir le sentiment que leurs connaissances ou leur capacité à apporter une contribution significative sont insuffisantes. Impliquez l’employé dans le processus de réunion, donnez plus de temps de préparation, posez des questions ou demandez au type silencieux de résumer ce qui a été discuté.

Toujours d’accord – La personne qui est d’accord avec tout peut craindre d’exprimer une opinion ou est convaincue que l’accord démontre une conformité socialement souhaitable. Demandez à la personne pourquoi elle est d’accord, demandez-lui des suggestions pour améliorer la situation, ou envisagez de lui demander: «Quels autres moyens pourraient produire un résultat similaire?»

Ouvertement en colère – La personne en colère peut avoir une émotion refoulée qui n’a pas été résolue. Pour aider ceux qui peuvent être confrontés à des problèmes sur leur lieu de travail, évitez les surprises, concentrez-vous sur l’écoute et réfléchissez sur leurs émotions. Dites des choses comme: «Je comprends que la réunion (ou la décision) ne répond pas à vos attentes». Demandez ensuite des suggestions d’amélioration, tout en mettant l’accent sur les contributions positives et en construisant un consensus avec les autres.

Contributions marginales – Semblable au type silencieux, les personnes qui contribuent de manière minimale peuvent être apathiques et ne font que suivre les mouvements. Pour contrer le désintérêt, clarifier les attentes personnelles et encourager la confiance en la personne et en l’organisation. Ne vous attardez pas sur des expériences passées négatives ou sur un blâme; au lieu de cela, modélisez un objectif futur.

Contributions excessives – Nous connaissons tous des personnes qui sont des experts auto-proclamés sur de nombreux sujets. Ces personnes doivent souvent être entendues et donneront leur avis, quels que soient leur ordre du jour, leur rôle dans les réunions ou leurs attentes. Lorsque tout le reste échoue, organisez des réunions debout . Cette stratégie donne l’impression d’urgence et indique que votre temps est limité et que vous devez vous concentrer sur les défis spécifiques à relever.

Une communication claire sur le lieu de travail est essentielle pour une organisation rentable et productive (Ulrich & Dulebohn, 2015). Les réunions peuvent être source d’anxiété, mais le stress présumé peut être contrôlé avec une planification et une préparation appropriées. Quelques étapes concrètes peuvent transformer une réunion redoutée en une expérience de développement enrichissante et productive pour les dirigeants et toutes les personnes concernées.

Références

Harolds, JA (2012). Planification et conduite efficaces des réunions, partie III: garder les réunions sur la bonne voie. Clinical Nuclear Medicine , 37 (2), 164-165.

Hoffman, B. (2017). Piratez votre motivation: plus de 50 stratégies scientifiques pour améliorer les performances . Oviedo, FL: Attribution Press.

Keller, MM, Hoy, AW, T. Goetz et AC Frenzel (2016). L’enthousiasme des enseignants: revoir et redéfinir une construction complexe. Educational Psychology Review , 28 (4), 743-769.

Ulrich, D. et Dulebohn, JH (2015). Sommes-nous déjà là? Quelle est la prochaine pour les ressources humaines?. Examen de la gestion des ressources humaines , 25 (2), 188-204.