Trop d'emails? 7 astuces pour une gestion réussie du courrier électronique

D ovez-vous des dizaines à des centaines d'e-mails chaque jour? Est-ce que vous semblez consacrer un temps disproportionné à lire et à répondre aux messages? Avez-vous déjà envoyé un e-mail chauffé ou bâclé que vous souhaitez récupérer? Voici sept conseils de gestion des courriels qui peuvent vous aider à gagner du temps et à augmenter la productivité, extraits de mon livre: (cliquez sur le titre) «Compétences de communication confiante au travail». Toutes ces suggestions peuvent ne pas s'appliquer à votre situation particulière. Prenez simplement les idées que vous pouvez utiliser et laissez le reste.

1. Établissez un bloc de temps régulier chaque jour pour répondre aux courriels.

L'une des tâches les plus fastidieuses et les plus consommatrices de productivité au travail consiste à répondre aux courriels individuels au fur et à mesure qu'ils arrivent au cours de la journée. En règle générale, à moins que votre travail soit axé sur les courriels, le temps passé sur vos courriels ne devrait pas dépasser, au plus, vingt-cinq pour cent de votre journée de travail. Établissez un régiment régulier de courriels de réponse seulement pendant une période spécifique chaque jour. Ceci est distinct des emails importants que vous initiez, qui peuvent être écrits à tout moment. Il peut y avoir une exception occasionnelle, comme lorsque vous avez un e-mail important de votre patron ou client. Cependant, pour l'essentiel, respectez le délai afin que vous puissiez être plus efficace dans votre travail.

2. Priorisez vos e-mails et répondez uniquement aux plus importants.

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Pendant l'heure de votre courriel, donnez la priorité aux courriels entrants: «A: doit répondre», «B: devrait répondre» ou «C: pourrait répondre». Concentrez-vous sur la réponse à tous les «A» et à certains «B». s. Passer les "C" s. L'une des règles les plus importantes de la gestion du temps est de séparer l'important de l'urgent. En priorisant vos e-mails et en ne répondant qu'aux messages les plus importants, vous pouvez augmenter considérablement votre productivité.

3. Répondez à vos emails non individuellement, mais par lots.

Si vous recevez plusieurs courriels d'un collègue ou d'une équipe chaque jour, répondez avec une seule réponse. Le seul message décrit vos réponses à toute la correspondance récente. Une fois que vous commencez cette pratique, ne soyez pas surpris si certains de vos collègues suivent votre exemple, ce qui entraîne une réduction globale du trafic de courrier électronique.

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4. Faites savoir à vos collègues que vous ne répondez aux courriels qu'à une certaine heure de la journée.

Cette astuce peut ou non être appropriée dans votre situation particulière, mais cela vaut la peine d'envisager. Avec des collègues qui attendent régulièrement des réponses par e-mail, faites-leur savoir que vous disposez d'un calendrier prédéfini pour répondre aux messages. Certains collègues aiment envoyer des flux de courriels courts et s'attendent à ce que vous répondiez à chacun de ces messages comme si vous conversiez ou envoyez des messages texte. D'autres peuvent vous envoyer des demandes détaillées par courrier électronique et s'attendent à ce que vous répondiez immédiatement. Les deux comportements montrent un mépris de votre temps. Il y a une gestion du temps qui dit: "Une mauvaise planification de votre part ne constitue pas une urgence de ma part." Vous êtes responsable de votre temps. Tenez-vous au calendrier de vos courriels et apprenez à vos collègues à le respecter.

5. Enregistrez et examinez vos messages les plus importants avant de cliquer sur "envoyer".

Notre écriture est un aspect important de notre marque professionnelle. Les messages qui contiennent plusieurs fautes d'orthographe, de grammaire et d'écriture peuvent créer la perception que l'auteur est négligent, impulsif ou simplement un écrivain médiocre – pas les impressions que vous voulez créer si vous désirez le respect et l'avancement professionnel. Avant d'envoyer un e-mail important, sauvegardez-le, faites quelque chose d'autre pendant quelques minutes, puis revenez et relisez-le. Vous pourriez être surpris et soulagé des erreurs que vous trouvez.

6. Traitez chaque courriel lié au travail comme de l'information publique potentielle.

Les messages que vous envoyez et recevez par e-mail sont la propriété de votre employeur. Ils peuvent être surveillés, signalés et, dans certains cas, utilisés comme preuve pour appuyer des mesures punitives ou des poursuites judiciaires. Une enquête conjointe menée par l'American Management Association et l'ePolicy Institute a révélé que deux entreprises sur trois surveillent l'utilisation du Web. De plus, vos collègues peuvent afficher ou transmettre vos courriels «confidentiels» à des tiers sans votre permission.

Évitez d'écrire des messages sur les courriels de votre entreprise qui sont en colère, qui attaquent avec des mots, des commérages dans la nature ou qui sont offensants dans l'humour. Plus important encore, évitez de divulguer des informations confidentielles ou sensibles de l'entreprise à ceux qui ne sont pas autorisés à le savoir. Si vous pensez qu'un e-mail que vous êtes sur le point d'envoyer pourrait vous causer des problèmes, il peut être judicieux de cliquer sur "supprimer" à la place. La même chose s'applique à vos messages instantanés et à votre activité de réseau social via la propriété de l'entreprise.

Pour en savoir plus sur la façon de traiter avec des collègues et des gestionnaires difficiles, consultez mon livre (cliquez sur le titre): «Comment communiquer efficacement et gérer les personnes difficiles».

7. Considérez une déclaration de marque dans le cadre de votre signature électronique.

Dans la partie signature de chaque e-mail de travail que vous envoyez, l'image de marque intelligente inclut une brève déclaration qui représente votre vision ou vos valeurs professionnelles. Ils individualisent qui vous êtes au destinataire et servent de rappel de votre produit ou service. Certains professionnels incluent également un logo personnalisé. Voici deux exemples:

Molly Prichard, la société de croissance et d'aventure
"Apprendre n'épuise jamais l'esprit." – Leonardo da Vinci

Marie Louise Diaz, auteur et blogueur
Partager des histoires de femmes ordinaires avec un courage extraordinaire.

En conclusion, si vous êtes inondé de courriels professionnels, vous pouvez les contrôler ou les laisser vous contrôler. Le professionnel avisé gère intelligemment les courriels et, par conséquent, augmente à la fois la qualité et la quantité des tâches. C'est un aspect du succès du leadership.

Pour en savoir plus sur le succès professionnel , voir mes livres (cliquez sur les titres):

"Communication confiante sur le lieu de travail"

"Communication confiante pour les femmes professionnelles."

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Preston Ni, MSBA est disponible en tant que présentateur, animateur d'atelier et coach privé. Pour plus d'informations, écrivez à [email protected], ou visitez www.nipreston.com.

© 2012 par Preston C. Ni. Tous droits internationaux réservés. La violation du droit d'auteur peut exposer le contrevenant à des poursuites judiciaires.

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