3 types d’anxiété et de solutions de messagerie

Si le courrier électronique vous stresse, vous n’êtes pas seul. Sentez-vous moins effiloché avec ces conseils.

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Si le courrier électronique vous stresse et vous rend anxieux, vous n’êtes pas seul! Le courrier électronique est l’un des déclencheurs les plus courants de l’anxiété sociale et de l’anxiété liée à la productivité (le sentiment de ne pas être suffisamment accompli).

L’une des raisons pour lesquelles la communication par e-mail est si stressante est qu’elle est asynchrone, ce qui signifie qu’il y a un délai entre l’envoi des messages et la réception des réponses. Il y a une incertitude sur le moment où nous recevrons une réponse. En outre, de nombreux indices contextuels sont absents du courrier électronique. Par exemple, vous ne savez pas si la personne qui vous a répondu est malade ou vient de se faire engueuler par son patron. Ces facteurs signifient que le courrier électronique peut être très confus sur le plan émotionnel et provoquer de l’anxiété.

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Voici certaines des sources les plus courantes d’anxiété liée au courrier électronique et de ce qu’il faut faire pour chacune d’elles.

1. Quand quelqu’un tarde à vous répondre.

Lorsque vous vous attendez à ce que quelqu’un réponde immédiatement à votre e-mail et que ce ne soit pas le cas, il est difficile de savoir pourquoi et nos cerveaux aiment inventer des histoires pour l’expliquer. Nous avons tendance à déduire le rejet social. Les gens finissent par se demander s’ils ont dit la mauvaise chose et leur destinataire est en colère ou ne les aime pas.

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Solutions:

• Faites l’hypothèse de base que le comportement de courrier électronique des autres personnes est beaucoup plus susceptible d’être à leur sujet et de ce qu’il se passe que de vous.

• Essayez de rappeler un exemple récent dans lequel vous vous êtes senti anxieux en raison d’une réponse tardive au courrier électronique et la situation s’est bien déroulée. Par exemple, il a fallu trois jours pour obtenir une réponse, mais lorsque vous avez eu une réponse, cela a été une bonne nouvelle.

• Essayez de ne pas le personnaliser lorsque vous envoyez un courriel à quelqu’un et qu’il ne répond pas. Si un ami ou un collègue ne répond pas à un e-mail, cela ne veut peut-être pas dire grand chose. Gardez à l’esprit que beaucoup de personnes sont tellement submergées par les emails qu’elles ne répondent pas à tous les messages qu’elles reçoivent, même si elles le souhaitent idéalement. Parfois, les e-mails sont simplement oubliés au milieu du déluge, et parfois votre destinataire se sentira coupable de ne pas répondre, mais ne pourra tout simplement pas y accéder.

• En allant de l’avant, notez des exemples précis de situations où vous insistez sur une réponse lente et où il n’y a pas de gros problème. Gardez une liste de ces instances à mesure qu’elles se produisent. Lorsque vous faites cette auto-expérience, vous commencerez à remarquer à quel point c’est courant et comment cela ne signifie généralement rien de négatif ou de menaçant. Collecter vos propres données réelles est un moyen puissant de convaincre votre cerveau de cela.

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2. Quand les courriels manquent d’efficacité.

Parce que le ton de la voix et le langage corporel sont absents de la communication par courrier électronique, nous compensons cela par des points d’exclamation et des smileys. Les personnes anxieuses craignent souvent que l’absence de signaux clairs de ton émotionnel positif dans un courrier électronique signifie que quelque chose ne va pas. Ce n’est pas nécessairement le cas.

En particulier, les personnes qui ont tendance à être anxieuses lisent généralement la négativité ou l’hostilité dans des situations où elles ne sont pas présentes. Voici ce que vous pouvez essayer pour contrer ce biais de pensée.

Solutions:

• Remarquez quand vous avez cette réaction et que vous êtes prêt à parler de manière équilibrée. Pensez aux autres possibilités. Le pire scénario est que l’auteur est grincheux avec vous ou ne vous aime pas. Autres possibilités:
  • L’auteur n’est pas naturellement effusif.
  • L’écrivain était fatigué ou distrait en écrivant.
  • Ils essayaient de lancer rapidement un courriel avant de se précipiter vers quelque chose d’autre.

Dans la plupart des cas, vous ne saurez jamais ce qui se passait. C’est la nature du courrier électronique et pourquoi il est souvent source d’anxiété.

• Lorsqu’un courriel déclenche de l’anxiété pour vous, revenez le lire avec un regard neuf. Si vous êtes sujet à l’anxiété, il pourrait y avoir une positivité cachée sous vos yeux. Peut-être que votre état d’angoisse lors de la lecture du courriel (ou seulement vos filtres de pensée dominants) vous a fait oublier la positivité qui était réellement présente. J’utilise souvent l’expression «faille cognitive» lorsque j’écris sur les erreurs de pensée liées à l’anxiété. Ces biais fonctionnent vraiment comme des angles morts physiques. Nous pouvons être complètement aveugles aux signaux de ton positif qui sont présents et, au lieu de cela, nous concentrer sur tout ce qui semble légèrement négatif ou ambigu. (Je suis personnellement anxieux par la nature et le schéma que j’ai décrit ici est quelque chose qui m’arrive au moins une fois par semaine, ce qui me permet de réagir en interne à la négativité perçue qui n’est pas vraiment présente. J’utilise la stratégie que j’ai esquissée et c’est très utile!)
• Essayez de rappeler certains messages effusifs que vous envoyez. Faire cela peut aider à renforcer l’idée selon laquelle l’absence de plusieurs points d’explication et de smileys ne signifie généralement pas un problème.

3. L’anxiété à propos du volume de courrier électronique dans votre assiette, et de toujours être connecté.

Il y a quelques jours où je pense que je devrais changer ma description de travail en “emailer” car il semble que le courrier électronique occupe une grande partie de ma journée de travail et de mon énergie. Il est angoissant et frustrant de se sentir incapable de se lancer dans un travail important parce que vous êtes immergé dans votre boîte de réception.

Solutions:

• Essayez d’utiliser RescueTime (version gratuite) pour savoir combien de temps vous passez par email. En faisant cela, vous pouvez résoudre de manière réaliste le problème de la réduction progressive du temps passé par email. Par exemple, vous pouvez essayer de réduire le temps passé par email de 5 à 10% chaque semaine. Une façon de faire est de rédiger des e-mails plus courts. De nombreux e-mails peuvent être traités avec une phrase ou deux.
• Assurez-vous de ne pas être plus dur que d’autres personnes. Par exemple, les horaires de travail varient d’une personne à l’autre et les personnes qui envoient des e-mails en dehors des heures d’ouverture n’attendent pas nécessairement une réponse immédiate. Si vous pensez avoir besoin de répondre aux courriels le week-end ou tard le soir, demandez-vous si cela est vraiment le cas ou si vous vous sentez soumis à une pression psychologique.
• Regardez comment d’autres personnes gèrent ce problème. Par exemple, le directeur des opérations de Facebook, Sheryl Sandberg, a apparemment un système dans lequel, après des heures normales, les courriels nécessitant une réponse immédiate sont signalés de cette manière et ceux qui peuvent attendre le jour ouvrable suivant sont signalés différemment. Si vous vous sentez surchargé de courrier électronique, vous ne serez pas le seul dans votre entreprise ou votre groupe de travail à faire face au même problème. Cela vaut la peine d’essayer de résoudre ce problème avec vos collègues et de trouver une solution qui fonctionne pour votre équipe.

Emballer

Le message le plus important de cet article est de ne pas sauter aux conclusions lorsque vous ressentez de l’anxiété à propos d’une réponse que vous avez reçue par courrier électronique ou de l’absence de réponse. Le deuxième message le plus important est de réduire progressivement votre charge de messagerie. Vous ne pourrez pas changer votre situation du jour au lendemain, mais il existe des moyens pratiques de surveiller et de réduire le temps que vous passez à envoyer des courriers électroniques.

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