Qu'est-ce que votre boîte de réception vous dit?

Ce matin, j'ai reçu 47 courriels dans ma boîte de réception, sans compter ce que Gmail et Mac Mail ont réussi à filtrer dans les spams, les listes de diffusion et les publicités. C'est assez typique pour un vendredi. Les samedis ont beaucoup moins, me laissant à la fois soulagé et anxieux que quelque chose ne soit pas passé. Est-ce que je suis inhabituellement névrotique au sujet de l'email Je ne pense pas.

Nous abordons tous le partage d'informations et le stockage un peu différemment, de même que le courrier électronique. Pas seulement ce que nous disons ou envoyons, mais ce que nous gardons. L'omniprésence des «boîtes de réception» soulève la question de savoir comment nous gérons ceux que nous recevons. Tout le monde n'utilise pas le courrier électronique de la même manière, mais jamais auparavant dans l'histoire il n'a été possible d'avoir autant de "contacts personnels" de la part de tant de personnes. Pour certains, c'est une bouée de sauvetage de carrière, pour d'autres c'est le centre de leur existence sociale. La plupart d'entre nous sommes quelque part au milieu. La façon dont nous gérons le courrier électronique dépend de la manière dont nous l'utilisons, de l'importance que revêtent les différents types de courriels, qu'il s'agisse d'un amoureux ou d'une publicité avec un coupon, et de notre approche générale de l'information et de la vie.

Source: Pamela Rutledge / Shutterstock

On ne peut nier que le courrier électronique semble personnel, en particulier maintenant que les smartphones prolongent ce qui était un événement de bureau / ordinateur portable. Des études ont utilisé le courrier électronique et la messagerie texte SMS comme interventions pour changer le comportement (p. Ex., Lim et al., 2012). Cela rend le problème de la gestion du courrier électronique plus chargé que, disons, le retour des vacances pour trier une pile de courrier postal d'une semaine.

Nous avons également un écart de génération, non pas en fonction de l'âge mais de l'adoption de la technologie. Les gens varient dans leur intérêt et leur capacité à «contrôler» la correspondance numérique, comme le courrier électronique. Certaines personnes ne l'utilisent pas du tout, trouvant plus d'ennuis que cela en vaut la peine – au grand dam de leur groupe social qui veut envoyer les minutes du club de jardinage en PDF.

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Une partie de la variation dans la gestion des courriels est entièrement un problème lié aux connaissances et aux compétences. Par exemple, certaines personnes ne connaissent pas les filtres antispam, les dossiers, l'emplacement du bouton de suppression ou d'autres moyens de gérer toutes ces e-missives.

L'objectif tacite d'une boîte e-mail organisée s'apparente à l'organisation de votre tiroir de bureau. Mais pour la plupart, la gestion des courriels se résume à des comportements liés à la personnalité – une combinaison d'organisation, de procrastination, de perfectionnisme, de peur de perdre et de laisser aller. Où tombes-tu?

La Dominatrice Email

Le super efficace aura une politique de tolérance zéro pour les e-mails non lus. La plupart des gourous de l'organisation vous diront de trier votre e-mail avec elle pendant les heures fixes et de déterminer ce qui peut être géré avec une réponse rapide ou ce qui doit être mis de côté lorsque vous avez plus de temps. L'idée est de ne pas avoir la pile non lue qui gagne en vous rendant fou. Une fois que vous savez que vous avez programmé votre boîte de réception, vous pouvez passer à une période ininterrompue et être plus productif. Psychologiquement, cela vous donne l'impression de savoir que ces courriels s'accumulent à moins que vous n'ayez une stratégie planifiée pour leur révision (à moins que vous ne vous souciez vraiment de ce qui est là).

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Le procrastinateur

Tout le monde sait que le traitement des courriels peut épuiser votre journée si vous ne faites pas de jugements prioritaires sur ce qui est important. Cela fait de garder une boîte email non lue une excellente stratégie pour quelqu'un qui évite de faire quelque chose de dur là où il doit penser. Si vous traitez tous vos emails pour éviter de faire votre travail, vous n'avez pas à vous soucier de les sauvegarder pour plus tard.

Le filtre et le déposant

Certaines personnes enregistrent leur courrier électronique en utilisant des filtres et des dossiers pour faciliter la recherche d'informations dans le futur. L'enregistrement des e-mails est plus rapide que l'enregistrement des informations dans un autre format (enregistrement au format PDF et archivage en dehors du programme de messagerie). Si vous avez besoin de réservations de voyages, de reçus d'impôts ou de propositions, cette stratégie est logique. Bien que ce soit un peu délirant, les programmes de messagerie sont difficiles à rechercher par rapport aux fichiers normaux. Combien de fois avez-vous cherché un e-mail et demandé à un collègue "à quelle date l'avez-vous envoyé?" Il y a cependant un faible coût marginal pour économiser des e-mails en termes de stockage, que pour ranger les boîtes e-mail uniquement est logique économiquement si votre fichier email est lent, pas parce que vous frappez la capacité de votre boîte e-mail. Certains programmes de messagerie, comme Mac Mail, rendent les années d'archivage impossibles, ce qui crée une perte ou un dilemme plus difficile. Cette stratégie fonctionne pour les perfectionnistes.

Le perfectionniste

Ok, vous savez qui vous êtes. Les perfectionnistes enregistrent les courriels lus avec l'idée qu'ils auront accès à tout ce qui leur est demandé, de l'échange de coupons à la participation à des webinaires et à la lecture de téléchargements de livres électroniques de Hubspot. C'est l'équivalent numérique de la réparation au fond du placard ou d'une liste de choses à faire qui est si longue qu'elle ne peut pas être utile. Cela permet aux perfectionnistes de justifier d'être un bourreau de travail, cependant, si le besoin de justification se présente.

Esprits libres

La plupart des gens lisent réellement leur courriel – notre vie professionnelle et sociale est principalement axée sur les communications numériques. Quelques-uns ne le font pas. Quelqu'un avec des milliers de courriels non lus ne se soucie pas beaucoup de ce qu'ils disent ou ne pense pas qu'il y ait quelque chose d'urgent ou de pertinent dans ce qu'ils font tous les jours. Ne pas supprimer tous ces emails non lus donne l'illusion que si vous VOULEZ savoir ce qui se passait là-bas, vous pourriez le savoir. En même temps, vous avez le sentiment que vous devez être très populaire parce que sinon pourquoi auriez-vous tout ce courriel? Cela signifie probablement aussi que les esprits libres ont trouvé un moyen de rester en contact avec les gens qui importent vraiment sans utiliser le courrier électronique, que ce soit le texto ou le pigeon voyageur.

Le vraiment débordé

Parfois, il est difficile de faire la différence entre Free Spirits et Truly-Overwhelmed, puisqu'ils ne répondent pas aux emails, ou le font de façon sporadique. La différence peut être vu dans leurs visages. Le bureau de poste italien était tellement en retard qu'il a simplement jeté un tas de courrier et a commencé à nouveau. C'est une stratégie raisonnable pour le Truly Over-Whelmed. Si vous avez manqué quelque chose d'important, vous recevrez très probablement l'e-mail "Avez-vous reçu mon email".

Demandeurs de sécurité

Certaines personnes conservent les courriels de lecture pour le sentiment de sécurité qu'elles donnent à croire qu'elles pourraient trouver des choses si elles en avaient besoin, mais elles en ont rarement ou jamais besoin. Certains d'entre nous ont plus de tolérance à l'incertitude que d'autres. L'enregistrement des courriels est une couverture de sécurité insatisfaisante à long terme, cependant, parce que vous devez vous souvenir de beaucoup de choses (comme la ligne d'objet) afin de trouver un e-mail spécifique.

Romantiques

Certaines personnes enregistrent les e-mails de leurs amis, de leur famille et des personnes qui leur tiennent à cœur, car il semble injuste de les supprimer comme si elles '. Cela a tendance à être complètement inadapté à SnapChat.

Ce qui compte le plus, c'est que votre style de courriel fonctionne pour vous. Sinon, vous pouvez rejoindre les rangs de l'email frustré.

L'email frustré

Cette personne (et je suis l'un d'entre eux) est un hybride de Filterer / Filer, Perfectionniste et Romantique. Nous passons tout notre temps à chercher un meilleur programme de messagerie électronique qui puisse résoudre nos problèmes de gestion des courriels parce que nous en économisons trop et que nous ne pouvons toujours rien trouver quand nous en avons besoin. Si vous avez une recommandation, je regarde toujours!

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Lim, MSC, Hocking, JS, Aitken, CK, Fairley, CK, Jordan, L., Lewis, JA, et al. (2012). Impact du texte et de la messagerie électronique sur la santé sexuelle des jeunes: un essai contrôlé randomisé. Journal d'épidémiologie et de santé communautaire, 66 (1), 69-74.