John Montgomery était PDG et propriétaire d'Environmental Interiors, Inc. C'est une entreprise fabuleuse qui fabrique et installe des finitions métalliques artistiques dans des bâtiments «monumentaux» tels que des aéroports, des musées et des stades.
En tant que PDG, John Montgomery répéterait toujours: "Face to Face First; Téléphone Deuxième; Messagerie vocale Troisième; et Email uniquement pour confirmer des réunions ou pour écrire "J'ai essayé de vous contacter …" "
Il se trouve qu'il y a des preuves derrière la philosophie de communication de John Montgomery.
Montgomery Méthode:
Email: utilisez "Seulement pour confirmer les réunions et pour dire" J'ai essayé de vous contacter … ".
Remarquez le mépris de John pour l'e-mail en tant qu'outil de communication. Comment se peut-il? Le courrier électronique est presque trop facile, trop omniprésent et trop peu coûteux pour que vous ne l'utilisiez pas comme un outil de communication clé.
Un problème avec le courrier électronique est qu'il est basé sur du texte pur, supprimant ainsi les indices sociaux tels que le ton de la voix ou l'expression faciale. Lorsque la nuance est évacuée de la communication, il peut y avoir des conséquences imprévues. Un exemple pourrait être une interprétation que l'expéditeur est en colère quand ce n'était pas le cas.
Un deuxième problème avec le courrier électronique est qu'il est trop facile d'être spontané.
La spontanéité des communications peut créer un risque institutionnel involontaire. Par exemple, en 2015, un groupe a piraté le système de messagerie de Sony Corporation. Le groupe a rendu publics les emails du producteur de films Scott Rudin. Dans un e-mail, il a décrit un camarade-producteur comme un «fou bipolaire». Il a également décrit une actrice bien connue avec un contrat chez SONY comme un «gosse gâté au talent minimaliste».
Si vous ne nous croyez pas que les réponses ponctuelles sur le courrier électronique comportent des risques instituitonnels, demandez à l'ancienne secrétaire d'État Hillary Clinton.
Dans un autre exemple, BLOOMBERG BUSINESS a rapporté que Deutsche Bank avait vendu 1,1 milliard de dollars de dettes collatéralisées à des clients de DB en 1987. Plus tard, le co-directeur de Deutsche Bank, Michael Lamont, a écrit ceci: "Je pense que nous vendrons cela ( à nos clients) juste avant que le marché tombe d'une falaise. "
Quelle est la preuve?
CE Naquin et ses collègues ont examiné l'impact des communications électroniques sur la coopération individuelle en groupe. (2008). L'équipe de recherche a pris 120 étudiants en commerce de premier cycle et les a assignés au hasard à des groupes composés de quatre membres chacun. Ainsi, 14 groupes interagiraient principalement par courrier électronique et 16 groupes interagiraient en face-à-face. Chaque groupe s'est vu confier des tâches qui ont amené les personnes à décider si elles devaient coopérer avec d'autres membres de l'équipe en vue d'un gain financier potentiellement supérieur par rapport à un chemin qui ne leur profiterait que individuellement.
Un groupe était considéré comme coopératif si au moins trois des quatre membres sacrifiaient une opportunité individuelle de gain au profit du groupe dans son ensemble. Il a été considéré comme peu coopératif si moins de trois membres du groupe faisaient un sacrifice individuel.
Les groupes qui communiquaient en ligne étaient moins coopératifs au niveau de 0,001 en utilisant la technique statistique de Chi Square. C'est un niveau très important pour une expérience en sciences sociales.
Une réplique de l'étude a été faite avec 64 étudiants de niveau exécutif des affaires participant à des programmes de MBA dans la soirée. L'âge moyen était de 40,8 ans. Une fois de plus, les participants ont été affectés à des groupes de quatre membres. Huit groupes ont communiqué par e-mail et huit groupes ont interagi en face-à-face. On leur a donné une situation différente impliquant une maximisation du gain personnel par rapport à la contribution au bénéfice du groupe. Encore une fois, les communications en ligne ont abouti à moins de coopération. Les résultats étaient au niveau de signification 0,01.
Coopération contre Communication:
Si le problème est une communication pure, le courrier électronique peut être la technique la plus efficace. Par exemple, vous lisez sur linkedin.com que Jane Smith a un nouvel emploi en tant que partenaire dans un cabinet d'avocats. Si votre objectif est uniquement de communiquer que vous avez lu l'avis et que vous souhaitez la féliciter, il suffit d'envoyer un courriel ou de l'envoyer par texto via LinkedIn.
Mais si vous souhaitez obtenir la coopération de Jane pour vous présenter à ses partenaires ou à ses clients, alors une réponse LinkedIn ou par e-mail est la dernière chose que vous voulez faire. C'est le point important de la technique de Montgomery.
Vous voulez l'appeler pour l'inviter à un déjeuner de félicitations. Si ce n'est pas pratique, vous pouvez l'appeler et lui parler au téléphone.
Toucher les candidats potentiels à l'emploi:
L'un de nos services est la recherche retenue et nous nous abonnons à un service LinkedIn conçu pour les recruteurs. Ce service nous permet d'être facilement en contact avec des millions de personnes. Nous pouvons rechercher dans la base de données et trouver des personnes avec lesquelles communiquer par titre, industrie, géographie et taille de l'entreprise. C'est un excellent outil pour communiquer avec les gens.
LinkedIn n'est pas un outil très efficace pour amener les gens à coopérer avec nous. Après tout, nous voulons qu'ils nous envoient leur curriculum vitae ou nous présentent à leurs collègues. Nous ne souhaitons pas communiquer pour le bien de la communication.
Pour passer de la communication à la coopération, nous devons utiliser la technologie LinkedIn uniquement comme première étape vers un appel téléphonique pour établir une relation qui sera suivie d'une réunion en personne.
Communications CEO-Board.
La distinction entre la communication et la coopération peut être source de confusion pour les cadres supérieurs occupés. Compte tenu des exigences sur le temps personnel, nous constatons que beaucoup de nos clients PDG aiment envoyer des courriels avec des pièces jointes aux membres du Conseil pour les garder dans la boucle de communication.
Si le seul objectif est la communication à sens unique, le courrier électronique est la technique de choix.
Mais les PDG communiquent-ils avec les membres du Conseil uniquement pour les communications?
Nos PDG ont tendance à utiliser les communications pour influencer les membres du Conseil. En utilisant la méthode de Montgomery, on pourrait dire que le courrier électronique est la dernière technique à employer.
Téléphone vs Facebook.
En tant que plateforme de communication, Facebook est un excellent outil. Mais ce n'est pas un excellent outil pour susciter la coopération. Vous souhaiterez peut-être passer plus de temps au téléphone et moins de temps sur votre appareil mobile.
Psychologie Aujourd'hui, les lecteurs qui font de longs trajets en voiture pour se rendre au travail et en revenir peuvent en profiter en utilisant le temps passé en automobile pour participer à des conversations téléphoniques en mains libres. Il y a plusieurs excellents casques sur le marché qui permettent à la personne de l'autre côté de ne pas savoir que vous conduisez.
La méthode Montgomery comme outil de leadership
Nous savons que nous venons de vous donner des nouvelles non souhaitées: des communications efficaces prendront plus de temps que vous ne le pensiez. Pour faire ce que vous voulez vraiment accomplir, vous devez recourir à des techniques «démodées» qui demandent beaucoup de temps, comme l'interaction en face-à-face et le téléphone.
Cela prend-il vraiment plus de temps ou utilisons-nous le mauvais modèle pour mesurer le temps?
George Bernard Shaw a dit un jour: «Le plus gros problème avec la communication est l'illusion qu'elle a eu lieu.» Supposons que Shaw a raison. Pouvez-vous même commencer à calculer le temps que vous passez à essayer d'éliminer les communications qui sont bâclées? Combien de temps, par exemple, la Deutsche Bank va-t-elle dépenser pour réparer sa réputation auprès des clients? Si vous ajoutez cette quantité de temps passé à l'équation, peut-être que les techniques démodées pourraient ne pas être de telles pertes de temps après tout.
L'approche de John Montgomery vous donne un modèle de décision pour sélectionner vos outils de communication.
Les références:
Bloomberg Business. «La Deutsche Bank a vendu des« porcs »liés à des prêts hypothécaires alors que le marché était bouclé, disent les législateurs.» 31 août 2011. http://www.bloomberg.com/news/2011-04-14/deutsche-bank-sold-mortgage-linked -pigs-as-market-buckled-lawmakers-say.html
Naquin, CE, Kurtzberg, TR, et Belkin, LY (2008). Communication par e-mail et coopération de groupe dans des contextes mixtes. Recherche sur la justice sociale, 21 (4), 470-489.
VARIÉTÉ. "Fuites Sony Emails révèlent des blagues sur Obama et la course." Décembre 10, 2014 http://variety.com/2014/biz/news/leaked-sony-emails-reveal-jokes-about-obama-and-race-1201376676/
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