7 raisons que les gens consultent constamment leurs courriels

Pourquoi il est si difficile de cesser de consulter ses courriels tout le temps.

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J’ai récemment lu un article très intéressant sur la façon de passer moins de temps sur le courrier électronique. Selon les chercheurs, il peut représenter environ 28% des journées de travail des professionnels. Une des recommandations était de vérifier le courrier électronique seulement une fois par heure. Pour la plupart des gens, cela peut sembler une suggestion judicieuse, mais il peut être étonnamment difficile de mettre en pratique de tels conseils. Pourquoi? Les conseils simples en surface ne traitent souvent pas des barrières psychologiques impliquées. Comprendre ce que sont ces obstacles peut vous aider à identifier les habitudes de messagerie optimales pour vous.

Décrivons pourquoi les gens consultent si souvent les courriels, puis examinons les solutions. À qui pouvez-vous vous rapporter?

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Vous vérifiez souvent parce que…

1. Vous craignez de devenir en retard sur le courrier électronique.

Personnellement, je vérifie souvent les e-mails le soir parce que je ne veux pas me sentir alourdi par les e-mails lorsque j’essaie d’être productif le lendemain matin.

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Répondre aux e-mails nécessite souvent une prise de décision. C’est difficile d’en faire trop à la fois. Il peut être intéressant de le séparer et de ne pas faire face à plusieurs courriels nécessitant des décisions. Par conséquent, même si les courriels de traitement par lots risquent d’être moins perturbants, la psychologie à la base de ce processus est compliquée.

2. Les activités distrayantes sont plus faciles que les activités de travail productives.

Faire des activités distrayantes telles que le courrier électronique reste, en général, mentalement plus facile que beaucoup d’autres solutions, comme se concentrer pendant plusieurs heures ininterrompues sur un travail important, ce que beaucoup de gens passent très peu de temps. Les humains tendent à prendre le chemin immédiat plus facile: clic, clic, clic même si cela signifie que nous ne faisons pas un travail qui a objectivement une priorité beaucoup plus élevée.

3. Vous voulez être consciencieux.

Il est plus consciencieux de répondre aux courriers électroniques de personnes que vous souhaitez impressionner (par exemple, des chefs, des collègues) en 15 minutes que de prendre quelques heures ou un jour pour le faire. Cependant, c’est souvent une illusion. Si vous consultez vos e-mails tout le temps, vous êtes probablement un membre de votre équipe moins productif que si vous ne l’étiez pas.

Il n’est pas totalement infondé de penser que répondre rapidement à des courriels peut vous donner l’air consciencieux. Parfois c’est vrai. Cependant, j’ai déjà expliqué que prendre un temps plus long que la moyenne pour répondre à des courriels peut parfois vous faire paraître important, par exemple parce que vous êtes trop occupé à faire autre chose pour le courrier électronique.

Une fois que vous avez défini un modèle de réponse très rapide aux courriers électroniques, il peut être difficile de le dissiper, de peur que d’autres personnes ne voient que votre changement de comportement indique que vous êtes en colère ou que quelque chose ne va pas.

4. Vous craignez de manquer.

Parfois, nous attribuons mentalement le fait de réagir rapidement à une opportunité pour expliquer notre succès. Par exemple, vous voyez un email concernant un article en vente et vous l’achetez immédiatement, mais en réalité, il était en vente et disponible toute la semaine.

Il m’arrive parfois de rater de bonnes occasions, car je ne consulte pas constamment les courriels, mais dans l’ensemble, la situation est meilleure que de me sentir intimement lié à mon courriel. Qu’est-ce qui est vrai pour toi?

5. C’est juste une habitude.

Il est parfois difficile de vérifier régulièrement les courriels. Vous pouvez le faire par réflexe lorsque vous attendez une réunion, avant de faire une pause et dès que vous revenez à votre bureau.

Vous avez peut-être déjà eu des raisons raisonnables de vérifier fréquemment vos courriels (par exemple, lorsque vous êtes nouveau dans un emploi et que vous apprenez à vous familiariser avec l’environnement), mais cette habitude existe maintenant indépendamment de cette motivation.

6. Vous vérifiez votre courrier électronique pendant les temps d’arrêt afin d’éviter l’anxiété.

Si vous vous sentez généralement stressé et êtes sujet à la rumination, les moments d’inactivité peuvent être comme des invitations pour ceux qui sont stressés, des pensées rumiantes pour faire la fête. La vérification des courriels peut aider à combler ces vides et à prévenir l’inquiétude et la rumination, mais ce n’est pas une bonne solution.

7. Vous sous-estimez les drains cachés du courrier électronique.

Apparemment, il faut environ quatre secondes pour numériser le texte de prévisualisation d’un courrier électronique et nombre d’entre nous recevons chaque jour des dizaines de courriers électroniques sans importance. Comme il ne reste que quelques secondes ici et là, cela ne semble pas être une grosse affaire mais, avec le temps, cet effort inutile s’ajoute. De plus, pour chaque email que nous consultons, nous devons décider de le lire ou non, ce qui est une perte cognitive.

Étant donné que les humains empruntent généralement le chemin de la moindre résistance, nous différons la décision de nous désabonner des courriels promotionnels que nous ne lisons jamais ou quasiment jamais. Les humains détestent également renoncer à certains avantages qu’ils pensent avoir, par exemple des coupons envoyés par courrier électronique qui sont parfois pertinents. Ce type d’aversion pour la perte est un facteur extrêmement important qui explique pourquoi nous prenons de mauvaises décisions. C’est un sujet que je traite en profondeur dans mon livre, The Healthy Mind Toolkit.

Solutions

• Il est très facile d’entendre le conseil de vérifier moins souvent les courriels et de penser «Je devrais le faire», mais vous ne suivez jamais. J’espère qu’en lisant cet article, vous avez appris pourquoi il peut être psychologiquement plus difficile de rompre l’habitude de vérifier les courriers électroniques plus fréquemment qu’il n’y paraît à première vue. Vous avez peut-être remarqué que certaines des raisons que j’ai exposées semblent se contredire presque. Par exemple, nous vérifions les e-mails car il est plus facile de les distraire que de les concentrer, et pourtant nous les craignons car nous risquons de nous sentir dépassés. Cette subtilité et cette complexité font souvent partie de nos habitudes et de leur raison d’être.
• Compte tenu de tous les arguments que j’ai déjà formulés, réfléchissez à la méthode de vérification des courriels qui vous semble la plus équilibrée. Plutôt qu’un changement radical, essayez d’allonger légèrement le délai entre les vérifications. Augmentez-le d’un pourcentage. Par exemple, si vous vérifiez actuellement toutes les 30 minutes, essayez toutes les 40 minutes.
• Essayez d’identifier quelques fois que vous ne vérifiez pas vos courriels, par exemple en faisant la queue. Ou bien, vous vérifierez votre courrier électronique à votre retour d’une pause, mais pas avant votre pause. Choisissez ce qui vous aiderait à vous sentir plus détendu.
• Reconnaître que les conseils génériques ont une utilité limitée. Consulter mes e-mails le soir ne me pose pas de problème et fonctionne bien. Par conséquent, je n’ai pas besoin de suivre des conseils génériques tels que «Ne vérifiez pas les e-mails après 20 heures». Des conseils Cherrypick qui vous sont utiles, ignorez le reste et trouvez le modèle qui convient le mieux à vos préférences.
• Un type de surveillance automatique peut s’avérer très utile pour renforcer votre vigilance autour du courrier électronique. Par exemple, j’utilise RescueTime (version gratuite) pour obtenir un rapport hebdomadaire le dimanche du temps que j’ai passé sur la messagerie électronique la semaine précédente. J’essaie de le garder moins de 5 heures.
• Faites votre part pour briser le cycle d’envoi par courrier électronique des heures de travail. Si vous souhaitez travailler sur le courrier électronique après les heures normales de travail, différez simplement l’envoi de vos réponses au jour ouvrable suivant. Il existe de nombreux outils que vous pouvez utiliser pour automatiser cela aussi.